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Pratiques prometteuses de vérification

Les vérifications ont plusieurs finalités. Elles :

Les pratiques prometteuses figurant ci-dessous, qui ont été identifiées dans le cadre du premier cycle de vérification, concernent deux des aspects d'une vérification, à savoir :

Renseignements à l'intention des auteurs d'une demande

Question d'évaluation C1a :

Fournit-il [l'organisme de réglementation ou la profession réglementée] des renseignements sur ses pratiques d'inscription aux personnes qui déposent leur candidature ou qui ont l'intention de le faire?

Pratiques prometteuses :

  • Le vérificateur a présenté une « fausse » demande en ligne pour vérifier la clarté et la transparence des renseignements fournis par l'Ordre aux auteurs d'une demande. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]
  • Le vérificateur a également comparé les versions française et anglaise des renseignements relatifs à la demande et des formulaires afin de s'assurer que tous les auteurs d'une demande ont accès à des renseignements cohérents. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]

Délais raisonnables (décisions, réponses et motifs)

Question d'évaluation C2a :

Prend-il ses décisions en matière d'inscription dans un délai raisonnable?

Pratiques prometteuses :

  • Le vérificateur a étudié un échantillon des dossiers de l'Ordre concernant des demandes émanant de l'Ontario, du reste du Canada et de l'étranger afin d'évaluer le caractère raisonnable du délai dans lequel les décisions en matière d'inscription sont prises.
  • Le vérificateur a observé que l'Ordre traite les demandes en temps opportun, mais n'accuse pas réception des demandes. Le vérificateur recommande à l'Ordre d'envoyer un accusé de réception pour chaque demande reçue, et de fournir un numéro d'inscription que l'auteur d'une demande pourra utiliser pour accéder à son dossier. Si cette procédure n'est pas envisageable pour des raisons pratiques, l'Ordre pourrait, dans les renseignements publiés à propos des demandes, mentionner que dans certains cas, les auteurs d'une demande ne reçoivent pas nécessairement d'accusé de réception. Une telle mention permettrait d'améliorer la transparence du processus. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]

Réexamen ou appel interne

Question d'évaluation C3c

Question supplémentaire possible : Fournit-il des décisions d'appel en temps opportun?

Pratique prometteuse :

  • Le vérificateur a vérifié la rapidité du refus et du processus d'évaluation de l'appel de l'Ordre par rapport au délai de 120 jours communiqué dans le cadre des renseignements publiés par l'Ordre à propos du processus d'inscription, à partir d'un échantillon de 10 appels. Dans trois cas, le processus d'appel a pris plus longtemps que le délai annoncé, mais le vérificateur note que les délais semblent raisonnables compte tenu de la communications permanente entre l'Ordre et chaque auteur d'une demande et des prolongations accordées par le comité d'inscription de l'Ordre pour permettre la réception ou la traduction de documents provenant de sources internationales. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]

Renseignements sur le droit d'appel

Question d'évaluation C4a :

Informe-t-il les auteurs d'une demande de leur droit, le cas échéant, de demander un autre réexamen ou un appel d'une décision en matière d'inscription?

Pratique prometteuse :

  • Le vérificateur a examiné les dossiers de toutes les demandes transmises au comité d'inscription de l'Ordre pendant la durée de la période de vérification, à la recherche de copies d'avis et d'autres documents concernant les droits des auteurs d'une demande en matière de réexamen et d'appel. L'objectif était de déterminer si l'Ordre avait fait état des motifs statutaires de transmission des dossiers au comité d'inscription et du droit des auteurs d'une demande concernés de soumettre leurs arguments par écrit audit comité. [vérification de l'Ordre royal des chirurgiens dentistes de l'Ontario]

Renseignements sur les preuves des compétences

Question d'évaluation C5a :

Met-il à la disposition du public des renseignements précisant les preuves des compétences qui doivent accompagner une demande?

Pratique prometteuse :

  • Le vérificateur a constaté que les exigences de l'Ordre applicable aux auteurs d'une demande ayant été formés dans l'état de New York étaient différentes de celles en vigueur pour les auteurs d'une demande formés ailleurs. Le vérificateur recommande que les exigences différentes soient communiquées aux auteurs d'une demande dans le cadre du guide d'inscription de l'Ordre. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]

évaluation des titres de compétences

Question d'évaluation C6a :

Effectue-t-il sa propre évaluation des compétences de façon transparente, objective, impartiale et équitable?

Pratique prometteuse :

  • Le vérificateur a établi que l'Ordre n'applique pas de processus formel pour s'assurer que le personnel chargé de la réception des dossiers (qui authentifie les documents) et le personnel chargé de l'évaluation (qui évalue les titres de compétences) prennent des décisions objectives. Le vérificateur recommande que l'Ordre instaure un tel processus, et exige du personnel en charge de la réception des dossiers et de l'évaluation qu'il déclare d'éventuels conflits de manière à ce que, par exemple, le personnel ne soit pas amené à examiner le dossier d'une personne de sa connaissance. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]

Accès aux documents

Question d'évaluation C8a :

Donne-t-il aux auteurs d'une demande accès aux documents concernant leur demande?

Pratique prometteuse :

  • Le vérificateur a étudié un échantillon de demandes reçues par l'Ordre afin de vérifier que l'ensemble de la documentation relative à la demande est accessible par les auteurs d'une demande par voie électronique, et que l'ensemble du personnel en charge de l'inscription a accès aux mêmes renseignements, de manière à pouvoir renseigner les auteurs d'une demande à propos de l'état d'avancement de leur demande. [vérification de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario]