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Newsletter - February 2021 Edition

The Impacts of COVID-19 on the Continuity of Registration Processes across Professions
As the Covid-19 pandemic unfolded, our office became aware that the virus had disrupted the work of many regulators and the career paths of applicants. We felt that it was important to obtain a better understanding of the challenges that regulators experienced during this period and the successes that they had achieved. In November 2020, we distributed a pulse survey to the regulators and health colleges under the OFC’s authority with this objective in mind. Significantly, almost all of the organizations surveyed (98 percent) responded. 

This month’s Newsletter contains a synopsis of the survey results, which we hope you will find informative. It is important to appreciate that, when registration practices are disturbed, it is the applicant who seeks to join a profession, college or compulsory trade who suffers.  On this basis, our office is committed to work with regulators and other stakeholders to proactively share examples of technological innovations and regulatory flexibility that helped applicants advance through the registration process despite the pandemic.


Irwin Glasberg, Fairness Commissioner


Background Information


In 2020, the Covid-19 pandemic significantly impacted Ontario’s professional regulators, health colleges and compulsory trades (hereinafter regulators). For the most part, these organizations were able to pivot quickly to address novel and unprecedented challenges. In many cases, however, the response to the pandemic caused serious implications for applicants. The most common example involved the decision to cancel knowledge-based and/or clinical examinations, administered either by regulators or third-party service providers. 

Given the importance of these issues, in November 2020, the Office of the Fairness Commissioner (OFC) distributed a pulse survey to all regulators to better understand the impacts of the pandemic on their assessment and registration processes.

In addition, our office asked what role it could play to assist regulators in dealing with the new reality. This role could include, for example, disseminating best practices on technology-related issues, scheduling webinars and learning opportunities, and/or building communities of interest. 

The survey results confirmed that there are high levels of resilience in the sector. There is also a great desire to develop creative and lasting solutions to address the issues arising from the pandemic. The results also pointed to several topics that require further attention and underscored a willingness among regulators to work with the OFC to explore these matters.

What follows is a high-level summary of the survey results, as well as next steps that the OFC plans to take to address these findings. The OFC will publish a more detailed analysis on its website in the upcoming weeks. 
 

Synopsis of Survey Results  


The survey contained 16 questions organized in three sections: (1) the nature and magnitude of disruptions on registration practice (2) the various responses that regulators adopted and (3) lessons learned and future mitigation strategies. Here are the highlights of the responses.

Nature and magnitude of disruptions

- Respondents were asked to identify which steps in their registration processes were directly impacted by the pandemic and subsequent government responses.

- 38 percent of them pointed to a reduction in the number of applications received, while 56 percent did not.  A further six percent reported no changes.  

- 87 percent of respondents said that they were impacted by measures that the government took to control the spread of the virus, while 13 percent reported that they were not. 

- The registration activities most impacted are identified in the Chart 1 

 

Disruption from third-party assessors

- The survey also asked regulators about the impact of the pandemic on the operations of any third-party assessors u
pon which they relied.

- 97 percent of regulators confirmed that they rely on third-party assessors to conduct assessments. 

- 82 percent reported disruptions in this work.  Chart 2 below identifies the most common areas of disruption. 

 

Steps that regulatory bodies took to mitigate disruptions 

- All respondents said that they had implemented one or more measures to control the impacts of the pandemic. 

- The top three measures taken were: enabling staff to work remotely (100 percent); amending procedures for handling paper documents (77 percent); and adjusting procedures for accepting payments or applications online (46 percent). 

 

Plans to return to pre-COVID-19 levels of registration

- 52 percent of respondents reported that they were able to return to normal levels of operations since the first lockdown phase of the pandemic. 

- The majority of ongoing disruptions involved situations where regulators did not control the registration activities in question, notably the cancellation of examinations conducted by third-parties to whom they had contracted for this purpose.

- Half of the respondents who experienced disruptions estimated that it would take them between one month to more than a year to return to normal.  

Factors that might speed up or slow down recovery efforts

- A third of respondents (34 percent) reported that they were either on track, or had done all they could, to optimize their operations. 

- Factors and/or strategies that would help to stay on track included further digitization (29 percent) and opening examination facilities/removing social-distancing restrictions (29 percent).

- Factors that could slow down a return to normal operations included an extended lockdown (29 percent); the unavailability of exams or practicum opportunities for pending graduates (18 percent) and internet interruptions (5 percent). 

Lessons learned and resilience-building strategies

- 53 percent of regulators said that arrangements for staff to work from home had been successful and that the availability of enabling technology is critical.  

- A further 29 percent indicated that flexibility, agility and creativity are key factors to resilience. 

- In addition, 21 percent recognized the importance of business continuity plans or emergency provisions in enabling legislation, while 13 percent identified that timely and effective communication with applicants and third-parties is very important during times of uncertainty. 

- The survey also asked respondents about any future resilience-building strategies that they plan to undertake. The responses are outlined in Chart 4 below.

 

A Future Role for the OFC and Regulators


In the survey document, the OFC specifically asked regulators how and if it could play a value-added role in helping them address the implications of the Covid-19 pandemic.  A full 95 percent of respondents indicated that they would be interested in securing the OFC’s support.

The majority (89 percent) also felt that the OFC could become involved in compiling a list of best practices that could be shared across the sector.  In addition, 83 percent indicated that they would participate in a stakeholder community of practice or a working group to continue identifying common pandemic-related challenges and solutions.

Based on this input, the OFC will shortly reach out to regulators to identify which of them would be interested in joining a community of practice or working group. The OFC will be partnering with ORAC in this initiative. In the interim, should anyone have any questions about next steps or the survey content in general, please feel free to contact Angelika Neuenhofen in our office at angelika.neuenhofen@ontario.ca.

 
If you have any comments about the Newsletter, or have ideas on the topics that this publication should canvass, please contact Kim Bergeron [at] Kim.Bergeron@ontario.ca.
Bulletin - Février 2021

Les effets de la COVID-19 sur la continuité des procédures d’inscription dans les différentes professions

Lors de la progression de la pandémie de Covid-19, notre bureau s’est rendu compte que le virus avait perturbé le travail de nombreux organismes de réglementation et le parcours professionnel des demandeurs. Nous avons estimé qu’il était important de mieux comprendre les difficultés rencontrées par les organismes de réglementation durant cette période, ainsi que leurs réussites. À cette fin, nous avons distribué en novembre 2020 une enquête d’attitudes aux organismes de réglementation et aux ordres de professionnels de la santé relevant du BCE. Fait significatif, presque tous les organismes interrogés ont répondu à l’enquête (98 p. 100). 

Le bulletin d’information de ce mois-ci présente un résumé des résultats de l’enquête qui, nous l’espérons, vous sera utile. Il est important de comprendre que, en cas de perturbation des pratiques d’inscription, ce sont les demandeurs qui cherchent à rejoindre une profession, un ordre professionnel ou un métier à accréditation obligatoire qui en pâtissent. C’est pourquoi notre bureau entend collaborer avec les organismes de réglementation et les autres intervenants afin de partager de manière proactive des exemples d’innovations technologiques et d’assouplissement réglementaire ayant permis aux demandeurs d’effectuer la procédure d’inscription malgré la pandémie.

Irwin Glasberg, commissaire à l’équité

Renseignements généraux 

 
En 2020, la pandémie de Covid-19 a fortement touché les organismes de réglementation professionnelle, les ordres de professionnels de la santé et les métiers de l’Ontario (ci-après « les organismes de réglementation »). La plupart d’entre eux ont pu s’adapter rapidement pour faire face à ces problèmes inédits. Dans de nombreux cas, toutefois, les mesures prises pour faire face à la pandémie ont eu de graves conséquences sur les demandeurs. Parmi les exemples les plus courants, citons la décision d’annuler les examens de connaissances et/ou les examens cliniques administrés par des organismes de réglementation ou des tiers fournisseurs de services. 

Compte tenu de l’importance de ces questions, le Bureau du commissaire à l’équité (BFC) a distribué une enquête d’attitudes à tous les organismes de réglementation en novembre 2020 afin de mieux comprendre les répercussions de la pandémie sur leurs procédures d’évaluation et d’inscription.

En outre, notre bureau a demandé comment il pourrait aider les organismes de réglementation à gérer cette nouvelle réalité. Nous pourrions, par exemple, diffuser des pratiques exemplaires sur les questions liées à la technologie, programmer des webinaires et des formations, et/ou mettre en place des communautés de praticiens. 

Les résultats de l’enquête ont confirmé que le secteur dispose d’une grande capacité d’adaptation. On constate également une forte volonté d’élaborer des solutions créatives et durables pour gérer les problèmes liés à la pandémie. Les résultats ont également permis de cerner plusieurs sujets nécessitant une attention accrue et de souligner le souhait des organismes de réglementation de collaborer avec le BCE afin d’approfondir ces questions.

Vous trouverez ci-après une synthèse générale des résultats de l’enquête, ainsi que les prochaines mesures que le BCE prévoit de prendre à la lumière de ces résultats. Dans les prochaines semaines, le BCE publiera une analyse plus détaillée sur son site Web.

Synthèse des résultats de l’enquête


L’enquête comportait 16 questions organisées en trois parties : (1) la nature et l’ampleur des perturbations des pratiques d’inscription (2) les différentes mesures prises par les organismes de réglementation et (3) les enseignements tirés et les futures stratégies d’atténuation. Vous trouverez ci-dessous les points saillants des réponses.

Nature et ampleur des perturbations

- Nous avons demandé aux répondants d’indiquer les étapes de leur procédure d’inscription qui ont été directement touchées par la pandémie et par les mesures prises ultérieurement par le gouvernement.

- Parmi eux, 38 p. 100 ont constaté une réduction du nombre de demandes reçues, tandis que 56 p. 100 ne l’ont pas constatée. En outre, 6 p. 100 des répondants n’ont constaté aucun changement.  

- 87 p. 100 des répondants ont déclaré avoir été touchés par les mesures prises par le gouvernement pour lutter contre la propagation du virus, tandis que 13 p. 100 ont déclaré ne pas l’avoir été. 

- Les activités d’inscription les plus touchées sont indiquées dans le graphique 1 ci-dessous : 

 

Perturbations pour les fournisseurs de services tiers

- L’enquête a également interrogé les organismes de réglementation pour savoir quels ont été les effets de la pandémie sur les activités de leurs tiers fournisseurs de services.

- Parmi eux, 97 p. 100 ont confirmé qu’ils font appel à des tiers pour mener les évaluations. 

- Enfin, 82 p. 100 ont constaté des perturbations dans ces activités. Le graphique 2 ci-dessous répertorie les domaines de perturbation les plus courants. 

 

Mesures prises par les organismes de réglementation pour atténuer les perturbations

- Tous les répondants ont déclaré avoir mis en Å“uvre une ou plusieurs mesures pour lutter contre les effets de la pandémie. 

- Les trois principales mesures prises étaient les suivantes : permettre au personnel de travailler à distance (100 p. 100); modifier les procédures de traitement des documents papier (77 p. 100); et ajuster les procédures d’acceptation des paiements ou des demandes en ligne (46 p. 100). Le graphique 3 fournit plus de détails.


 

Plans de retour aux niveaux d’inscription antérieurs à la COVID-19

- Parmi les répondants, 52 p. 100 ont indiqué qu’ils avaient pu revenir à un niveau de fonctionnement normal depuis le premier confinement lié à la pandémie. 

- La majorité des perturbations en cours concernent des situations où les organismes de réglementation ne contrôlent pas les activités d’inscription en question, notamment l’annulation des examens effectués par des tiers auprès desquels ils avaient passé un contrat à cette fin.

- La moitié des répondants ayant subi des perturbations ont estimé qu’il leur faudra entre un mois et plus d’un an pour revenir à la normale.  

Facteurs susceptibles d’accélérer ou de ralentir les efforts de relance

- Un tiers des répondants (34 p. 100) ont déclaré qu’ils se trouvaient sur la bonne voie ou qu’ils avaient tout mis en Å“uvre pour optimiser leurs activités. 

- Parmi les facteurs et/ou les stratégies permettant de rester sur la bonne voie figurent la poursuite de la numérisation (29 p. 100) et l’ouverture des centres d’examen/la suppression des restrictions liées à la distance sociale (29 p. 100).

- Parmi les facteurs susceptibles de ralentir le retour à la normale, citons un nouveau confinement prolongé (29 p. 100), l’absence d’examens ou de stages pratiques pour les diplômés en attente (18 p. 100) et les interruptions d’Internet (5 p. 100). 

Enseignements tirés et stratégies de renforcement des capacités d’adaptation

- Parmi les organismes, 53 p. 100 ont déclaré que des dispositions permettant au personnel de travailler à domicile ont été efficaces et qu’il est essentiel de disposer d’une technologie adaptée.  

- En outre, 29 p. 100 ont indiqué que la souplesse, l’agilité et la créativité sont des facteurs essentiels pour pouvoir s’adapter. 

- En outre, 21 p. 100 ont reconnu l’importance des plans de continuité des activités ou des mesures d’urgence dans la législation habilitante, tandis que 13 p. 100 ont indiqué qu’une communication rapide et efficace avec les demandeurs et les tiers est très importante en période d’incertitude. 

- L’enquête a également interrogé les répondants sur les stratégies de renforcement des capacités d’adaptation qu’ils prévoient de mettre en œuvre à l’avenir. Les réponses sont présentées dans le graphique 4 ci-dessous.

 

Le rôle futur du BCE et des organismes de réglementation 


In the survey document, the OFC specifically asked regulators how and if it could play a value-added role in helping them address the implications of the Covid-19 pandemic.  A full 95 percent of respondents indicated that they would be interested in securing the OFC’s support.

The majority (89 percent) also felt that the OFC could become involved in compiling a list of best practices that could be shared across the sector.  In addition, 83 percent indicated that they would participate in a stakeholder community of practice or a working group to continue identifying common pandemic-related challenges and solutions.

Based on this input, the OFC will shortly reach out to regulators to identify which of them would be interested in joining a community of practice or working group. The OFC will be partnering with ORAC in this initiative. In the interim, should anyone have any questions about next steps or the survey content in general, please feel free to contact Angelika Neuenhofen in our office at angelika.neuenhofen@ontario.ca.

 
Si vous avez des commentaires concernant ce Bulletin ou si vous souhaitez recommander des sujets à traiter dans cette publication, veuillez communiquer par courriel avec Kim Bergeron : Kim.Bergeron@ontario.ca.
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