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Newsletter - April 2021 Edition

The OFC’s New Risk-informed Compliance Framework 
On April 1, 2021, the Office of the Fairness Commissioner (OFC) launched its new Risk-informed Compliance Framework (the framework). This document supersedes and replaces the OFC’s Strategy for Continuous Improvement.
The framework will now govern how our office undertakes its compliance responsibilities and monitors fair registration practices for individual regulators. The OFC will implement this new model in a phased manner.  In the first year of operation, a regulator will be placed in a provisional risk category based predominantly on its past performance. The new scheme, which will also feature a forward-looking risk analysis, will come into effect fully on April 1, 2022.

All the information on the framework is available on the OFC's website.

The Need for a More Modern Compliance Framework 

When the OFC was first established in 2007, it became responsible for overseeing regulator compliance with fair access legislation.  At that time, the OFC was the first oversight body of its kind in Canada. Given the diversity of regulators for which it was responsible, the office decided that its compliance model should focus on understanding the particulars of each regulator’s registration activities and collecting baseline information to inform this work.

Under this model, which was later named the Strategy for Continuous Improvement, OFC staff would regularly monitor the progress that a regulator achieved through a process of cyclical assessments and reporting. The strategy which, in some ways, constituted a “one-size-fits-all” approach, was also premised on working collaboratively with regulators to guide them towards achieving compliance with the new legislation.

With the passage of time, it has become clear that our office needs to better align its oversight activities with a more modern and targeted approach to compliance.  Such a scheme would be designed to raise the performance of all regulators in order to achieve better outcomes for applicants.

Modern Regulator Principles  

The OFC’s framework is premised on the fact that most regulators are complying with their legislative obligations and are actively supporting transparent, objective, impartial and fair registration practices. On this basis, the OFC has determined that it will allocate its finite compliance resources towards those regulators that have not achieved as much progress as others in improving their registration systems.  

The OFC also believes that it must become a more agile regulator that employs a suite of compliance tools.  These would include both traditional compliance mechanisms, as well as approaches that involve consultancy and educational services, and the dissemination of best practices.

Based on consultation with subject matter experts, regulators and other key stakeholders, the OFC has identified six modern regulator principles that will underpin our work.  These are set out below: 

1. Our approach to regulatory compliance will be based on transparency, professionalism and collaboration.  

The Office of the Fairness Commissioner will:

  • Focus on achieving better outcomes through simpler and more straightforward compliance expectations. 
  • Consult and collaborate with professions and trades when new approaches or changes to regulatory frameworks are proposed.
  • Be accountable for its decisions and open to public scrutiny.

2. Our compliance approach will be evidence-based and risk-informed.  

We will consider both the historical performance of individual regulators, and their future risk profiles, in selecting appropriate compliance tools and our level of engagement with them. 

The future-looking risk factors will be those that could materially impact the achievement of better outcomes for applicants and/or that achieve defined fairness-based public policy considerations. Click the following links to view the current set of historical performance indicators and forward-looking risk factors.  

In any given period, the OFC’s compliance activities may be geared towards individual regulators, more thematic/systemic issues across classes of regulators, or both. 

We will also take into account the distinct mandates of individual regulators and adjust our responses as needed, based on a regulator’s profile, current situation, and how it is achieving compliance.

3. We will apply a proportionate approach to improve and promote compliance.  

The resources that we will employ to monitor the activities of a regulator will be proportional to the historical experience, and level of risk, associated with that regulator’s activities.

The OFC will focus its efforts on those regulators that have achieved less progress in meeting their compliance requirements than their peers and/or are considered to demonstrate an elevated forward-looking risk profile.

Conversely, regulators that are meeting their specific compliance obligations, and/or making substantial progress in providing registration practices that are transparent, objective, impartial and fair, may be subject to less prescriptive reporting and related requirements.

4. We will communicate, educate and offer guidance to regulators to promote and enhance compliance.

The OFC will employ a suite of compliance tools and work with regulators to improve their registration and assessment processes. These approaches will include education, outreach, peer discussions, the dissemination of best practices materials and tool kits, annual reporting requirements and more formal reviews of regulation practices designed to enhance compliance.

5. We will monitor, measure, evaluate and report on our activities and outcomes in order to adapt and improve our compliance activities.

To the extent possible, the data and evidence that the OFC collects will inform the determination of regulator risk profiles and associated compliance activity.  The OFC will also work to employ modern technologies and pathways to simplify its data collection, reporting and information dissemination functions.

6. We will share information and collaborate to reduce burdens and promote greater consistency.

The OFC will work constructively with other regulatory oversight bodies to reduce the regulatory burden on individual regulators.  In particular, the OFC acknowledges that both it and the Ontario Ministry of Health have a shared responsibility to work with health colleges to achieve fair registration practices.

To download the OFC’s modern regulator placemat, please click here

The Components of our Risk-informed Compliance Framework 

The new framework will guide the OFC in planning and delivering its compliance activities and strengthen our capacity to oversee fair registration practices.  Under the framework, the OFC will ascertain a regulator’s risk profile by focusing both on its historical performance and how a number of pre-defined, forward-looking risk factors are likely to impact its future performance.  These two components of the framework are set out below:
Historical Performance Indicators

The OFC has identified five historical performance indicators to define the compliance category into which a regulator will be placed:
  1. The nature and extent of material compliance recommendations that the OFC has issued to the regulator in the last compliance cycle.
  2. The extent to which the regulator has complied with these recommendations and avoided new issues.
  3. The regulator’s observed motivation to work with the OFC on defined compliance objectives.
  4. The content of decisions issued by the courts or tribunals that discuss the regulator’s registration practices. 
  5. The degree to which the regulator’s registration processes exhibit the attributes of transparency objectivity, impartiality and fairness, as demonstrated, for example, by the number of OFC recognized “commendable practices” and/or other best practices and innovations that the regulator has instituted over time. 

Forward-Looking Risk Factors

The OFC has also identified five forward-looking risk factors to help determine the regulator’s risk profile. These are:
  1. Organizational capacity.
  2. The overall control that a regulator exerts over its assessment and registration processes.
  3. The regulator's response to emergency situations, such as the Covid-19 pandemic
  4. Over-reliance on Canadian experience requirements
  5. Public policy considerations, specifically: 
    1. critical labour shortages of professionals or tradespersons that involve the regulator, and
    2. the need to apply inclusion and anti-racism approaches to the regulator's assessment and registration processes.

Once these historical and forward-looking considerations are assessed, the OFC will place the regulator into a specific risk category. This placement will, in turn, dictate how closely the OFC will monitor the regulator’s activities during the year, and inform the range of enforcement tools that the office would typically apply to address instances of non-compliance.

For more information on the components of the framework, please refer to the Risk-informed Compliance Framework and Policy that may be found here .


What's Next

OFC officials are currently reviewing our agency’s business practices to ensure that they align with the new risk-informed compliance framework. Once this exercise is completed, our Compliance Analysts will begin to engage regulators to obtain information on how the identified forward-looking risk factors apply to them and to discuss the implementation of any outstanding compliance recommendations.  

On a related matter, the OFC is also working to develop a complimentary policy to allow our agency to more clearly outline a regulator’s legal compliance obligations and to articulate associated best practices.

2019-2020 Annual Report

The OFC’s 2019-20 annual report, titled A Time of Transition, is now available on our web site.  This document outlines our agency’s mission, mandate and principles, takes stock of our accomplishments during the relevant 12-month period, presents some interesting statistics about the registration of professionals in Ontario, provides some best practices in regulation and discusses our going-forward priorities.
These priorities include identifying the impacts of COVID-19 on the continuity of registration processes, migrating to a risk-informed compliance framework, exploring the relationship between regulators and third party service providers, and exploring  opportunities for regulators to more routinely apply an inclusion and anti-racism lens to their registration mandates.  To access an electronic copy of this report, please click here.
If you have any comments about the Newsletter, or have ideas on the topics that this publication should canvass, please contact Kim.Bergeron[a]
Bulletin - Avril 2021

Le nouveau Cadre de conformité axé sur le risque du BCE

Le 1er avril 2021, le Bureau du commissaire à l’équité (BCE) a lancé son nouveau Cadre de conformité axé sur le risque (ci-après le « cadre »). Le présent document annule et remplace la Stratégie d’amélioration continue du BCE.

Le cadre régira désormais la façon dont le BCE s’acquitte de ses responsabilités en matière de conformité et surveille les pratiques d’inscription équitables de chaque organisme de réglementation. Le BCE mettra en œuvre ce nouveau modèle de manière progressive. Au cours de la première année d’application, chaque organisme de réglementation sera placé dans une catégorie de risque provisoire, principalement sur la base de sa performance antérieure. Le nouveau mécanisme, qui comprendra également une analyse prospective du risque, entrera pleinement en vigueur le 1er avril 2022.

Toutes les informations sur le cadre sont disponibles sur le site web du BCE

La nécessité d’un cadre de conformité plus moderne 

Lors de sa création en 2007, le BCE a été chargé de superviser la conformité des organismes de réglementation à la législation sur l’accès équitable. À cette époque, le BCE était le premier organisme de surveillance de ce type au Canada. Compte tenu de la diversité des organismes de réglementation dont il était responsable, le bureau a décidé que son modèle de conformité devait se concentrer sur la compréhension des particularités des activités d’inscription de chaque organisme et sur la collecte de renseignements de base permettant d’étayer ce travail.

En vertu de ce modèle, baptisé par la suite « Stratégie d’amélioration continue », le personnel du BCE surveillait régulièrement les progrès accomplis par chaque organisme de réglementation, grâce à un processus de cycles d’évaluation et de présentation de rapports. La stratégie, qui d’une certaine façon constituait une approche uniformisée, se fondait également sur la collaboration avec les organismes de réglementation pour les aider à se conformer à la nouvelle législation.

Avec le temps, il est devenu évident que le BCE doit mieux aligner ses activités de surveillance sur une approche plus moderne et ciblée de la conformité. L’objectif d’un tel mécanisme serait d’accroître la performance des organismes de réglementation afin d’améliorer les résultats des auteurs d’une demande.

Principes de réglementation modernes

Le cadre du BCE part du principe que la plupart des organismes de réglementation respectent leurs obligations législatives et appuient activement l’adoption de pratiques d’inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables. Sur cette base, le BCE a décidé de consacrer ses ressources limitées en matière de conformité aux organismes de réglementation qui n’ont pas réalisé autant de progrès que les autres dans l’amélioration de leurs systèmes d’inscription.

Le BCE estime également qu’il doit faire preuve de plus de souplesse en recourant à une série d’outils de conformité. Il s’agit d’associer des mécanismes de conformité traditionnels à des approches incluant des services éducatifs et de consultation, ainsi que de diffuser des pratiques exemplaires.

À partir de consultations avec des spécialistes du sujet, des organismes de réglementation et d’autres intervenants clés, le BCE a recensé six principes de réglementation modernes qui sous-tendront son action. En voici la liste : 

1. Notre approche en matière de conformité réglementaire reposera sur la transparence, le professionnalisme et la collaboration.

Le Bureau du commissaire à l’équité :
  • se focalisera sur l’amélioration des résultats en formulant des attentes en matière de conformité plus simples et plus directes
  • communiquera et collaborera avec les professions et les métiers lorsque de nouvelles approches ou des modifications des cadres réglementaires sont proposées
  • sera responsable de ses décisions et ouvert à l’examen par le public
2. Notre approche en matière de conformité sera fondée sur des données probantes et axée sur le risque.

Nous examinerons à la fois la performance antérieure de chaque organisme de réglementation et son profil de risque futur afin de sélectionner les outils de conformité appropriés et d’adapter notre degré d’implication à son égard.

Les facteurs de risques prospectifs seront ceux qui peuvent avoir une incidence significative sur l’amélioration des résultats des auteurs d’une demande et ceux qui abordent des questions d’intérêt public définies en lien avec l’équité. Cliquez ici pour la liste à jour des indicateurs de performance antérieurs et facteurs de risques prospectifs.

Pour une période donnée, les activités du BCE en matière de conformité peuvent être orientées vers les organismes de réglementation à l’échelon individuel, vers des questions plus thématiques/systémiques appliquées à des catégories d’organismes de réglementation, ou dans ces deux directions en parallèle.

Nous prendrons en compte les mandats distincts de chaque organisme de réglementation et adapterons nos interventions au besoin, en fonction du profil de l’organisme, de sa situation actuelle et de son degré de conformité.

3. Nous appliquerons une approche proportionnelle pour améliorer et promouvoir la conformité.

Les ressources que nous emploierons pour surveiller les activités d’un organisme de réglementation seront proportionnelles à l’expérience antérieure et au niveau de risque associés aux activités de cet organisme.

Le BCE concentrera ses efforts sur les organismes de réglementation qui ont accompli moins de progrès que leurs pairs à l’égard de leurs exigences de conformité ou qui sont considérés comme présentant un profil de risque prospectif élevé. Inversement, les obligations de reddition de comptes et les exigences associées pourront être réduites pour les organismes de réglementation qui satisfont à leurs obligations en matière de conformité ou qui accomplissent des progrès considérables concernant l’adoption de pratiques d’inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables.

4. Nous communiquerons avec les organismes de réglementation, nous les sensibiliserons et nous leur fournirons des orientations afin de promouvoir et d’accroître la conformité.

Le BCE aura recours à un ensemble d’outils de conformité et travaillera en collaboration avec les organismes de réglementation pour améliorer leurs processus d’inscription et d’évaluation. Ces approches pourront inclure des activités d’éducation et de sensibilisation, des échanges entre pairs, la diffusion de documents et de trousses d’outils sur les pratiques exemplaires, la communication des exigences applicables aux rapports annuels, ainsi que des examens plus formels des pratiques d’inscription visant à accroître la conformité.

5. Nous procéderons à la surveillance et à l’évaluation de nos activités et de nos résultats, ainsi qu’à l’établissement de rapports à cet égard, afin d’adapter et d’améliorer nos activités en matière de conformité.

Dans la mesure du possible, les données et les éléments probants recueillis par le BCE serviront à établir les profils de risque des organismes de réglementation et à déterminer les activités connexes en matière de conformité. Le BCE fera également en sorte d’avoir recours à des technologies et à des méthodes modernes pour simplifier ses fonctions de collecte de données, d’établissement de rapports et de diffusion de renseignements.

6. Nous échangerons les renseignements et collaborerons afin d’alléger le fardeau réglementaire et de promouvoir une plus grande cohérence.

Le BCE travaillera de façon constructive avec d’autres organismes de surveillance réglementaire afin d’alléger le fardeau réglementaire pesant sur les organismes de réglementation. Le BCE reconnaît notamment qu’il partage avec le ministère de la Santé de l’Ontario la responsabilité de travailler avec les ordres de réglementation des professions de la santé pour adopter des pratiques d’inscription équitables.

Pour télécharger le « napperon » présentant les principes de réglementation modernes du BCE, veuillez cliquer ici. 

Les composantes de notre Cadre de conformité axé sur le risque

Le nouveau cadre aidera le BCE à planifier et à exécuter ses activités en matière de conformité, et renforcera sa capacité de surveillance des pratiques d’inscription équitables. En vertu de ce cadre, le BCE déterminera le profil de risque d’un organisme de réglementation en se concentrant à la fois sur sa performance antérieure et sur la façon dont un certain nombre de facteurs de risque prospectifs prédéfinis sont susceptibles d’avoir une influence sur sa performance future. Ces deux composantes du cadre sont présentées ci-dessous :

Indicateurs de performance antérieure

Le BCE a recensé cinq indicateurs de performance antérieure pour définir la catégorie de conformité de chaque organisme de réglementation :

  1. La nature et la portée des principales recommandations en matière de conformité que le BCE a formulées à l’intention de l’organisme de réglementation lors du dernier cycle de conformité. 
  2. La mesure dans laquelle l’organisme de réglementation a appliqué ces recommandations et a évité de créer de nouveaux problèmes.
  3. La motivation manifestée par l’organisme de réglementation pour travailler en collaboration avec le BCE en vue de la réalisation des objectifs de conformité établis.
  4. Le contenu des décisions rendues par des cours ou des tribunaux qui concernent les pratiques d’inscription de l’organisme de réglementation.
  5. La mesure dans laquelle les processus d’inscription de l’organisme de réglementation concordent avec les principes de transparence, d’objectivité, d’impartialité et d’équité, comme le démontrent par exemple le nombre de « pratiques louables » reconnues par le BCE ou les autres pratiques exemplaires et innovations que l’organisme de réglementation a instaurées au fil du temps.

Facteurs de risque prospectifs

Le BCE a également recensé cinq facteurs de risque prospectifs pour aider à déterminer le profil de risque de l’organisme de réglementation. 

  1. La capacité organisationnelle
  2. La maîtrise globale dont un organisme de réglementation fait preuve à l’égard de ses processus d’évaluation et d’inscription
  3. La réaction face à des situations d’urgence, telles que la pandémie de COVID-19
  4. Le recours excessif aux exigences en matière d’expérience canadienne
  5. Des questions d’intérêt public, en particulier :
    1. les pénuries critiques de professionnels ou de gens de métier concernant l’organisme de réglementation
    2. la nécessité d’intégrer l’inclusion et l’antiracisme dans les processus d’évaluation et d’inscription de l’organisme de réglementation

Après évaluation de la performance antérieure et des facteurs prospectifs, le BCE placera l’organisme de réglementation dans une catégorie de risque spécifique. La catégorie ainsi attribuée déterminera à son tour l’intensité avec laquelle le BCE surveillera les activités de l’organisme de réglementation au cours de l’année, ainsi que l’éventail d’outils d’application qui seront généralement déployés par le BCE dans les cas de non-conformité.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les composantes du cadre, veuillez consulter la page « Politique et cadre de conformité axés sur le risque  Â» disponible ici.

Perspectives d’avenir 

Des représentants du BCE sont en train d’examiner les pratiques de l’organisme pour s’assurer qu’elles concordent avec le nouveau Cadre de conformité axé sur le risque. Une fois cet examen terminé, nos analystes de la conformité commenceront à communiquer avec les organismes de réglementation pour obtenir des renseignements sur la façon dont les facteurs de risque prospectifs recensés s’appliquent dans leur cas et pour discuter de la mise en œuvre de toute recommandation en matière de conformité en suspens.

Dans un domaine connexe, le BCE travaille également à l’élaboration d’une politique complémentaire qui lui permettra de clarifier les obligations en matière de conformité à la législation incombant aux organismes de réglementation et de formuler des pratiques exemplaires connexes.


Rapport annuel 2019-2020

Le rapport annuel 2019-2020 du BCE, intitulé Une période de transition, est désormais disponible sur son site Web. Ce document décrit la mission, le mandat et les principes de l’organisme, fait le point sur nos réalisations au cours des 12 mois de la période de référence, présente quelques statistiques intéressantes sur l’inscription des professionnels en Ontario, formule des pratiques exemplaires en matière de réglementation et évoque nos priorités pour l’avenir.

Ces priorités consistent notamment à cerner les effets de la COVID-19 sur la continuité des processus d’inscription, à adopter un Cadre de conformité axé sur le risque, à examiner la relation entre les organismes de réglementation et les fournisseurs de services tiers, ainsi qu’à déterminer les possibilités dont disposent les organismes de réglementation pour intégrer plus systématiquement l’inclusion et l’antiracisme dans leurs activités d’inscription. Pour consulter la version électronique de ce rapport, veuillez cliquer ici.

Si vous avez des commentaires concernant ce Bulletin ou si vous souhaitez recommander des sujets à traiter dans cette publication, veuillez communiquer par courriel avec Kim Bergeron :
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