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Newsletter - March 2021 Edition

Highlights of 2020 Annual Meetings Between the Office of the Fairness Commissioner and its Regulators
Each year, the Office of the Fairness Commissioner (OFC) meets with the regulators involved in the registration of professionals and skilled tradespersons. The purposes of these sessions are to collect information, engage in meaningful discussions on the regulator’s most recent Fair Registration Practices Report and to discuss accomplishments, challenges and the adoption of best practices.  The annual meeting cycle also allows the OFC to assess a regulator’s compliance with its legislative obligations and to monitor emerging issues.


Progress during the time of Covid19

Due to the public health restrictions associated with the COVID-19 pandemic, this year’s annual meetings differed from those held in previous cycles. This year’s sessions, which took place between September 2020 and January 2021, were all conducted virtually.  Our general observation was that the regulatory community proved resilient and was able to maintain business continuity.  

The first item on our meeting agendas involved the impacts of the COVID-19 pandemic on the regulator’s registration processes.  The challenges of the pandemic were “top-of-mind” for all regulators and reinforced the OFC’s decision to disseminate a Covid-19 survey, whose results were reported in our February Newsletter. The OFC and the regulators then moved through a structured agenda and discussed current and planned projects, as well as regulatory, policy and procedural changes related to their registration activities.

Key Themes  

The OFC has distilled the wide range of topics discussed during the 2020 annual meetings into five key themes. 

1. Cancellation of Objective Structured Clinical Examinations (OSCEs) 

- Of the 26 health colleges, 42 percent indicated that, because of the Covid-19 pandemic, their clinical examinations, or OSCEs, had been cancelled.  

- However, only 12 percent of the colleges are actively exploring technologies that will allow migration to a virtual platform.  

- Where these clinical examinations constituted a non-exemptible component of the registration process, one regulator, the Ontario College of Pharmacists, took steps to proactively amend its regulation to allow applicants to be licenced provisionally.  Other similarly situated regulators did not. 

2. Anti-Racism and Inclusion 

- Based on our discussions, 68 percent of regulators have instituted some elements of a diversity/inclusion and/or anti-racism, strategy.  The approaches adopted range from mandating the completion of relevant training, establishing a dedicated committee on these topics, and/or hiring an equity/inclusion lead or consultant to develop a strategy. 

- However, only eight percent of regulators indicated that they collect race-based data.  

- In addition, 15 percent of regulators have introduced Indigenous-focussed initiatives.  These range from providing targeted information to Indigenous associations, creating a competency-based standard pertaining to Indigenous jurisdictional issues, and implementing an Indigenous registration pathway.   

3. Risk Management 

- Thirty-eight percent of regulators told us that they integrate risk management principles into their registration processes and/or other aspects of their operations.  It is clear that the Covid-19 pandemic has heightened an awareness of both risk and risk mitigation strategies. 

4. IT/Digital Modernization 

- A full 68 percent of regulators have undertaken some form of technological modernization initiatives or invested in IT/digital infrastructure, which includes the development of data management strategies. 

5. Improving Outcomes for Internationally Trained Individuals (ITIs) 

- Forty-eight percent of regulators shared initiatives/activities which they believe will lead to positive experiences and outcomes for ITIs. 

- Generally, in the context of the Covid-19 pandemic, regulators took whatever measures they could to lessen administrative burdens for all applicants, whether they were domestically or internationally trained. 

- The OFC has created a slide presentation which provides more detailed information on the 2020 annual meetings. To access a copy of the deck, please click here.

Spotlight on Three Innovative/Best Practices 

We have also used our meetings with regulators to collect information about innovative and/or best practices that they have employed or plan to implement to improve their registration practices and, ultimately, achieve better outcomes for all applicants. 

Some examples of innovative and/or best practices harvested during these sessions fall into these categories: 

1. Virtual examinations. 
2. High touch service for applicants/ITIs. 
3. More timely registration practices. 
4. Inclusive registration practices.  
5. Pandemic response and planning, 
6. Accountability mechanisms for third-party service providers. 

Three of these best practices are highlighted below. 

1. The Virtual Objective Structured Clinical Exam (OSCE) Being Developed by the Canadian Alliance of Physiotherapy Regulators (CAPR). 

The CAPR, a pan-Canadian alliance of physiotherapist colleges, plans to introduce a virtual OSCE in 2021. The exam will be virtual and touchless in nature, as candidates will interact with standardized clients via remote meeting software.  

The new exam will be delivered eight times in 2021 to address the backlog created by the cancellation of 2020 testing, in addition to usual demand. Results will be recorded to safeguard fairness and validity.  The first of four CAPR clinical exams is scheduled for remote delivery in June 2021.  For further information please contact Melissa Collimore at 

2. Reviews by the College of Veterinarians of Ontario’s Registration Committee 

When the College’s registrar refers an applicant for licensure to its Registration Committee, or if a candidate requests such a review, the College informs applicants that they can submit additional information for consideration. The applicants are directed to the Registration Committee webpage which helpfully provides examples of materials that may be submitted to support a request.  

Applicants that have been referred to the Registration Committee based on a suitability to practise concern are directed to review the College’s Determining Applicant Suitability to Practise Policy Statement. This statement instructs applicants to submit any supporting documentation that they feel is relevant and provides examples of materials that can be provided.  For further information please contact CVO at 

3. The Royal College of Dental Surgeons of Ontario’s Triage System 

The Royal College of Dental Surgeons of Ontario has introduced an application triage system to divert straightforward applications to a dedicated individual, and more complex applications to a team of staff members.  This process has yielded a reduction of both follow-up calls and email inquiries to the registration team from applicants seeking a status update. This registration team is also able to better focus on more complex applications for registration and to improve customer service.  For further information please contact Andrea Foti at 


What's Next

The OFC hopes that the information contained in this publication will be shared widely within the regulatory community. In future editions of the Newsletter, we will continue to highlight innovative best practices as a standard feature of our outreach activities. 
If you have any comments about the Newsletter, or have ideas on the topics that this publication should canvass, please contact Kim Bergeron [at]
Bulletin - Mars 2021

Points saillants des réunions annuelles de 2020 entre le Bureau du commissaire à l’équité et les organismes de réglementation

Chaque année, le Bureau du commissaire à l’équité (BCE) rencontre les organismes de réglementation qui gèrent l’inscription des professionnels et des gens de métier spécialisés. Ces séances ont pour objet de recueillir des renseignements, d’engager des discussions constructives sur le dernier rapport sur les pratiques d’inscription équitables des organismes, et d’évoquer les réalisations accomplies, les difficultés rencontrées et l’adoption de pratiques exemplaires. Les réunions annuelles permettent également au BCE d’évaluer la conformité des organismes aux obligations prévues par la législation et de surveiller les questions émergentes. 

Progrès à l'ère de la Covid-19 

Cette année, contrairement aux cycles précédents, les réunions annuelles se sont toutes tenues virtuellement, entre septembre 2020 et janvier 2021, en raison des restrictions de santé publique liées à la pandémie de COVID-19. Globalement, nous avons constaté que le secteur de la réglementation s’est montré résilient et a pu maintenir la continuité de ses activités. 

Le premier point à l’ordre du jour des réunions concernait les répercussions de la pandémie de COVID-19 sur les processus d’inscription des organismes de réglementation. Les défis posés par la pandémie étaient au cÅ“ur des préoccupations de tous les organismes de réglementation, ce qui a achevé de convaincre le BCE de diffuser un sondage sur la COVID-19 dont les résultats ont été présentés dans notre bulletin de février. Le BCE a ensuite abordé des thèmes plus structurés avec chaque organisme de réglementation, par exemple les projets en cours et à venir, ainsi que les évolutions réglementaires, stratégiques et liées aux activités d’inscription. 

Thèmes clés 

Parmi les nombreux sujets traités lors des réunions annuelles de 2020, le BCE a recensé cinq thèmes clés. 

1. Annulation d’examens cliniques objectifs structurés (ECOS) 

- Sur les 26 ordres de réglementation des professions de la santé, 42 p. 100 ont indiqué avoir dû annuler leurs examens cliniques ou ECOS en raison de la pandémie de COVID-19. 

- Cependant, ils sont seulement 12 p. 100 à envisager activement des technologies permettant de migrer vers une plateforme virtuelle. 

- Parmi les organismes de réglementation des professions dans lesquelles ces examens cliniques constituaient une composante du processus d’inscription ne pouvant faire l’objet d’aucune exemption, un seul, à savoir l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario, a pris des mesures pour modifier proactivement son règlement afin de permettre aux candidats et candidates d’obtenir un permis provisoire. D’autres organismes de réglementation se trouvant dans la même situation ne l’ont pas fait. 

2. Antiracisme et inclusion 

- D’après nos discussions, 68 p. 100 des organismes de réglementation ont mis en place certains éléments d’une stratégie de diversité et d’inclusion ou de lutte contre le racisme. Les approches adoptées vont de l’obligation de suivre une formation pertinente à la constitution d’un comité dédié à ces sujets, en passant par l’embauche d’un responsable ou d’un consultant en matière de diversité et d’inclusion aux fins d’élaboration d’une stratégie. 

- Toutefois, seuls 8 p. 100 des organismes de réglementation ont indiqué qu’ils recueillaient des données relatives à la race. 

- En outre, 15 p. 100 des organismes de réglementation ont lancé des initiatives centrées sur les Autochtones. Il s’agit notamment de fournir des renseignements ciblés aux associations autochtones, de créer une norme axée sur les compétences pour les questions relevant des instances autochtones et de mettre en place une voie d’accès à l’inscription pour les Autochtones. 

3. Gestion des risques 

- D’après les résultats du sondage, 38 p. 100 des organismes de réglementation intègrent les principes de gestion des risques dans leurs processus d’inscription ou d’autres aspects de leurs opérations. Il est clair que la pandémie de COVID-19 a accru la sensibilisation aux risques et aux stratégies d’atténuation des risques. 

4. TI et modernisation numérique 

- Les organismes de réglementation sont 68 p. 100 à avoir pris des initiatives de modernisation technologique ou investi dans l’infrastructure de TI ou numérique (ce qui inclut l’élaboration de stratégies de gestion des données). 

5. Amélioration des résultats pour les personnes formées à l’étranger 

- Dans le cadre du sondage, 48 p. 100 des organismes de réglementation ont présenté des initiatives/activités qui, selon eux, ont débouché sur des expériences et des résultats positifs pour les personnes formées à l’étranger. 

- En règle générale, dans le contexte de la pandémie de COVID-19, les organismes de réglementation ont pris toutes les mesures possibles afin d’alléger le fardeau administratif pour tous les auteurs d’une demande, qu’ils aient été formés au Canada ou à l’étranger. 

Le BCE a créé un diaporama contenant des renseignements plus détaillés sur les réunions annuelles de 2020. Pour en consulter une copie, veuillez cliquer ici

Pleins feux sur trois pratiques novatrices ou exemplaires 

Nous avons également profité de ces réunions avec les organismes de réglementation pour recueillir des renseignements sur les pratiques novatrices ou exemplaires qu’ils ont adoptées ou qu’ils ont l’intention d’adopter afin d’améliorer leurs pratiques d’inscription et, au final, les résultats de tous les auteurs d’une demande. 

Les catégories de pratiques novatrices ou exemplaires recueillies lors de ces séances sont les suivantes : 

1. Examens virtuels 
2. Service à haute interaction pour les auteurs d’une demande et les personnes formées à l’étranger 
3. Pratiques d’inscription plus rapides 
4. Pratiques d’inscription inclusives 
5. Intervention et planification dans le cadre de la pandémie 
6. Mécanismes de responsabilisation des fournisseurs de services tiers 

Trois de ces pratiques exemplaires sont présentées ci-dessous. 

1. L’examen clinique objectif structuré (ECOS) virtuel en cours d’élaboration par l’Alliance canadienne des organismes de réglementation de la physiothérapie (ACORP) 

 L’ACORP, une alliance pancanadienne des organismes de réglementation de la physiothérapie, prévoit instaurer un ECOS virtuel en 2021. L’examen sera virtuel et « sans contact », car les candidats et candidates interagiront avec un patient standardisé par l’intermédiaire d’un logiciel de réunion à distance.  

Huit sessions du nouvel examen seront organisées en 2021 afin de rattraper le retard découlant de l’annulation de la composante clinique de 2020, en plus de la demande habituelle. Les résultats seront enregistrés afin d’assurer l’équité et la validité de l’examen. Le premier d’une série de quatre examens cliniques à distance de l’ACORP se tiendra sur deux jours, en juin 2021. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Melissa Collimore en envoyant un courriel à 

2. Les examens réalisés par le Comité d’inscription de l’Ordre des vétérinaires de ’Ontario 

Lorsque le registrateur de l’Ordre renvoie un candidat à l’inscription au Comité d’inscription, ou bien si le candidat en fait la demande, l’Ordre informe ledit candidat qu’il peut soumettre des renseignements supplémentaires aux fins d’examen. Les auteurs d’une demande sont orientés vers la page Web du Comité d’inscription (en anglais seulement), qui fournit des exemples utiles de documents pouvant être présentés pour appuyer une demande. 

Les candidats et candidates qui sont renvoyés au Comité d’inscription en raison d’un problème concernant leur aptitude à exercer sont invités à consulter la déclaration de principes sur la détermination de l’aptitude des auteurs d’une demande à exercer la profession (« Determining Applicant Suitability to Practise » – en anglais seulement). Cette déclaration indique aux auteurs d’une demande de présenter tous les documents justificatifs qu’ils jugent pertinents (des exemples sont fournis). Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez envoyer un courriel à 

3. Le système de triage de l’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario 

L’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario a adopté un système de triage des demandes pour transférer les plus simples à une personne dédiée, et les plus complexes à une équipe d’employés. Ce processus a permis de réduire le nombre d’appels de suivi et de courriels envoyés par des candidats et candidates souhaitant savoir où en est leur dossier à l’équipe chargée des inscriptions, qui peut donc se concentrer sur les demandes plus complexes et améliorer le service à la clientèle. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Andrea Foti en envoyant un courriel à 

À venir 

Le BCE espère que les renseignements contenus dans cette publication seront largement diffusés au sein du secteur de la réglementation. Dans les prochains numéros du bulletin, nous continuerons de mettre l’accent sur les pratiques exemplaires novatrices dans le cadre de nos activités de sensibilisation.  
Si vous avez des commentaires concernant ce Bulletin ou si vous souhaitez recommander des sujets à traiter dans cette publication, veuillez communiquer par courriel avec Kim Bergeron :
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