Le Bureau du commissaire à l’équité (BCE) lancera son nouveau CCR le 1er avril 2021, pour une période de transition initiale de 12 mois. Ce nouveau procédé entrera pleinement en vigueur le 1er avril 2022.

Durant la période de transition, l’évaluation par le BCE du profil de risque d’un organisme de réglementation sera essentiellement fondée sur sa performance antérieure. Chaque organisme sera alors placé dans une catégorie de risque provisoire.

En outre, la période de transition offrira aux organismes devant mettre en œuvre des recommandations formulées par le BCE l’occasion d’effectuer les changements nécessaires pour répondre aux exigences connexes. Enfin, pendant cette période, le personnel du BCE se renseignera auprès des organismes pour savoir dans quelle mesure les facteurs de risques prospectifs définis dans le CCR s’appliquent à leur situation.

Le BCE fait part de son intention d’élaborer un CCR depuis quelques années. Un des principaux objectifs de ce procédé est de veiller à ce que les ressources limitées que le Bureau consacre à la mise en conformité soient focalisées sur les organismes de réglementation qui n’ont pas fait autant de progrès que d’autres à l’égard de l’établissement de pratiques d’inscription équitables. Pour réaliser cet objectif, le BCE a intégré un certain nombre de principes de réglementation modernes dans son nouveau cadre de conformité.

Le CCR a été spécifiquement conçu pour obtenir les trois résultats suivants :

• Permettre aux organismes de réglementation de remplir efficacement leurs obligations légales et d’adopter des pratiques exemplaires connexes, afin d’obtenir de meilleurs résultats en matière d’inscription pour l’ensemble des candidats.  
• Favoriser la définition de facteurs de risques ciblés pour faciliter les efforts nécessaires d’atténuation et de remédiation. 
• Réduire les fardeaux inutiles pesant sur les organismes de réglementation et le personnel du BCE, pour tenir compte du fait que tous les organismes du secteur public fonctionnent avec des ressources limitées.

Le BCE a choisi ces facteurs sur la base de l’expérience acquise depuis l’adoption des dispositions législatives de l’Ontario sur l’accès équitable en 2006, des conseils de spécialistes dans les domaines de l’immigration, de la conformité réglementaire et de la gestion du risque, et des suggestions formulées collectivement par les organismes de réglementation.  

Le BCE a défini cinq mesures spécifiques qui serviront d’indicateurs de performance antérieure, à savoir :

1. La nature et la portée des recommandations importantes en matière de conformité formulées par le BCE à l’intention de l’organisme lors du dernier cycle de mise en conformité.

2. La mesure dans laquelle l’organisme de réglementation a appliqué ces recommandations et évité de créer de nouveaux problèmes.

3. La motivation manifestée par un organisme de réglementation pour travailler en collaboration avec le BCE en vue de la réalisation des objectifs de conformité établis.

4. Le contenu des décisions rendues par des cours ou des tribunaux qui concernent les pratiques d’inscription de l’organisme de réglementation. 

5. La mesure dans laquelle les processus d’inscription de l’organisme de réglementation correspondent aux principes de transparence, d’objectivité, d’impartialité et d’équité, comme le démontrent, par exemple, le nombre de « pratiques louables » reconnues par le BCE et/ou les pratiques exemplaires et les innovations que l’organisme de réglementation a instaurées au fil du temps.

Les cinq facteurs de risques prospectifs mettent l’accent sur l’environnement opérationnel, la stabilité, le recours global à des fournisseurs de services tiers et les questions d’intérêt public touchant l’organisme. Ces facteurs portent sur :  

1. La capacité organisationnelle.

2. La maîtrise globale dont un organisme de réglementation fait preuve à l’égard de ses processus d’évaluation et d’inscription.

3. La réaction face à des situations d’urgence, telles que la pandémie de COVID-19.

4. Le recours excessif aux exigences liées à l’expérience canadienne.

5. Des questions d’intérêt public, en particulier :

a. les pénuries critiques de professionnels ou de gens de métier concernant l’organisme de réglementation,

b. la nécessité d’appliquer des approches en faveur de l’inclusion et contre le racisme aux processus d’évaluation et d’inscription de l’organisme de réglementation.

Un organisme de réglementation peut être placé dans trois catégories de risque, en fonction de sa performance et de son profil de risque.

• Faible – organismes dont la performance fait état d’une pleine conformité avec les objectifs des dispositions législatives sur l’accès équitable et qui affichent un profil de risque faible.
  
• Relativement faible – organismes dont la performance fait état d’une conformité substantielle avec les objectifs des dispositions législatives sur l’accès équitable et qui affichent un profil de risque relativement bas.
  
• Modéré à élevé – organismes dont la performance fait état d’une conformité insuffisante avec les objectifs des dispositions législatives sur l’accès équitable et qui affichent un profil de risque modéré à élevé.

Pour déterminer la catégorie de risque d’un organisme de réglementation, le BCE aura recours à un processus en trois étapes consistant à :

Étape 1 :  Évaluer la performance antérieure de l’organisme grâce aux cinq indicateurs décrits ci-dessus.

Étape 2 :  Évaluer les facteurs de risques prospectifs en déterminant la probabilité que chaque risque se matérialise et quel en serait l’impact.

Étape 3 :  Déterminer la catégorie de risque cumulé en agrégeant les résultats de l’évaluation de la performance antérieure et des facteurs de risques prospectifs.

Le BCE affinera sa méthode d’évaluation du risque au fil du temps, en particulier au cours de la première année de fonctionnement, tout en s’efforçant de mettre en œuvre une approche cohérente. Pour atteindre cet objectif, il se fondera sur des données probantes, mettra l’accent sur la performance relative des différents organismes de réglementation et instituera un processus d’examen interne.

La catégorie de risque attribuée à un organisme de réglementation déterminera le degré relatif d’attention que le BCE lui accordera, ainsi que l’activité ou les outils adaptés qui seront déployés soit pour surveiller sa conformité, soit pour le mettre en conformité.  

La nature et l’ampleur de ces activités reposeront sur un continuum de conformité. Les organismes de réglementation qui se trouvent dans la catégorie de risque faible bénéficieront d’un « toucher léger ». Le BCE réservera ses processus de mise en conformité plus accentués (par exemple, réunions plus fréquentes, élaboration d’un plan d’action, rapports et/ou vérifications) aux organismes placés dans la catégorie de risque modéré à élevé.

Le but ultime du BCE est de faire en sorte que les organismes de réglementation établissent des pratiques d’inscription qui sont transparentes, objectives, impartiales et équitables. Les éléments du cadre liés à la performance antérieure et aux risques prospectifs permettent de définir dans quelle mesure les organismes satisfont à cette obligation générale. C’est pourquoi si un organisme de réglementation réalise des progrès en matière d’atténuation de ses risques prospectifs, le BCE devrait étudier si les mesures prises sont suffisantes pour permettre le classement de l’organisme de réglementation dans une catégorie de risque plus faible (un ou deux échelons). Durant l’année de transition, le BCE affinera ce processus et fournira de plus amples renseignements aux organismes de réglementation.

L’approche du BCE en matière de conformité réglementaire reposera sur la transparence, le professionnalisme et la collaboration. Le BCE est favorable au dialogue collaboratif avec les organismes de réglementation à propos de questions ou de préoccupations concernant leur catégorie de risque spécifique. Le BCE consultera les organismes pour définir un tel processus. Ils recevront de plus amples renseignements ultérieurement.

​Durant la période de transition, les analystes de la conformité du BCE travailleront main dans la main avec leurs organismes de réglementation en vue de la mise en œuvre des recommandations non suivies en matière de conformité. Cette période donnera la possibilité aux organismes concernés de changer de catégorie de risque.  

​Vers la fin de la période de transition, l’analyste de la conformité réévaluera la catégorie de risque en discutant avec l’organisme. Cette réévaluation portera en grande partie sur les progrès de l’organisme à l’égard de la mise en œuvre des recommandations non suivies en matière de conformité. Ainsi, si un organisme se trouve dans l’incapacité de réaliser des changements significatifs, la catégorie de performance en matière de conformité attribuée provisoirement sera confirmée.

L’un des principes de réglementation modernes du BCE consiste à s’efforcer d’être un organisme de réglementation responsable, prêt à justifier ses décisions et ouvert à l’examen par le public. De ce fait, le BCE peut décider de publier la catégorie de risque de chaque organisme, sous réserve des obligations précisées dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Le cas échéant, le BCE en avisera au préalable l’organisme concerné. Le BCE n’a pas l’intention de procéder à de telles publications durant la phase de transition du procédé.

Les dispositions législatives provinciales sur l’accès équitable confèrent au BCE le pouvoir d’exiger d’un organisme de réglementation qu’il se soumette à une vérification. Le processus de vérification s’apparente à un examen indépendant mené par un fournisseur de services tiers compétent approuvé par le BCE. 

Un tel processus prendrait généralement la forme d’un examen délimité et ciblé des insuffisances substantielles et persistantes décelées dans les processus d’inscription d’un organisme de réglementation. La vérification donnerait lieu à un rapport renfermant des constatations et des recommandations. Conformément aux dispositions législatives, son coût incombe à l’organisme de réglementation et le rapport final doit être déposé auprès du ou de la ministre.  

Compte tenu de la nature significative du pouvoir de vérification, le BCE n’y recourra, selon son usage, que si cela est nécessaire.

Le BCE examinera chaque année la pertinence et la convenance des facteurs de risques prospectifs. Toute décision de les modifier sera le fruit d’une analyse réfléchie assortie d’une consultation appropriée.

En vertu de son cadre de conformité actuel, le BCE recueille des données et renseignements pertinents sur les pratiques d’inscription, les défis et les réalisations d’un organisme de réglementation grâce à différents mécanismes, notamment le rapport sur les pratiques d’inscription équitables, les réunions périodiques, le rapport annuel de l’organisme de réglementation, les procès-verbaux du conseil et l’examen du site Web de l’organisme.  

​Durant la période de transition, le BCE examinera ces processus pour s’assurer qu’ils sont alignés sur le CCR. Le BCE apportera ensuite les modifications appropriées au type et à l’étendue des données recueillies et à la fréquence du processus. Ces ajustements viseront à :

• garantir que l’évaluation précise de la catégorie de risque de chaque organisme de réglementation est exacte
• éclairer le processus de planification stratégique et les priorités du Bureau 
• faciliter l’évaluation de l’efficacité et de l’efficience des programmes  

Le MSAN a récemment lancé son Cadre de mesure de la performance des ordres professionnels (CMPOP), qui constitue une nouvelle exigence en matière de rapport pour les ordres des professions de la santé. Le MSAN et le BCE procèdent actuellement à l’examen des paramètres de leurs exigences respectives en matière de rapport afin de déceler toute redondance et d’élaborer des stratégies pour atténuer tout fardeau administratif inutile.