Le BCE mettra en œuvre son Cadre de conformité axé sur le risque à titre provisoire aux environs du 1er avril 2021. Durant la première année d’activité, l’évaluation de la catégorie de risque d’un organisme de réglementation sera essentiellement fondée sur sa performance antérieure. L’organisme sera alors placé dans une catégorie de risque provisoire. Le BCE informera l’organisme de la catégorie de risque dans laquelle il aura été placé.
De plus, au début de la période de transition, l’évaluation reposera davantage sur une analyse qualitative, et ce, jusqu’à ce que des mesures quantitatives plus précises soient conçues et validées.
Pendant la période de transition, le BCE travaillera main dans la main avec les organismes de réglementation en vue de mettre en œuvre les recommandations non suivies en matière de conformité formulées par le BCE lors de son cycle d’évaluation précédent, et de recueillir des renseignements auprès des organismes pour savoir dans quelle mesure ils sont concernés par les facteurs de risques.
Vers la fin de la période de transition, l’analyste de la conformité du BCE assigné à l’organisme de réglementation réévaluera la catégorie de risque en discutant avec l’organisme, pour tenir compte de la mesure dans laquelle il a réalisé des progrès à l’égard de la mise en œuvre des recommandations non suivies en matière de conformité.
Le BCE pourra, à sa discrétion, prolonger la période de transition d’un maximum de six mois s’il constate que les répercussions de la pandémie de COVID-19 ont considérablement nui à la capacité de l’organisme de réglementation d’aligner ses processus d’atténuation du risque et de migrer vers le nouveau cadre de conformité.
Annexe 1 : Les outils de conformité du BCE
Cette section décrit brièvement chacun des outils de conformité du BCE et les cas dans lesquels il peut être utilisé.
1. Conseil et promotion des pratiques d’inscription équitables exemplaires
Cet outil englobe une diversité de mesures conçues pour favoriser la conformité grâce à la sensibilisation, au conseil, à l’orientation et à la promotion de pratiques d’inscription équitables exemplaires. Il s’agit d’un outil adapté à l’ensemble des organismes de réglementation, puisque l’axe choisi par le BCE dépendra des lacunes observées dans les processus de l’organisme.
2. Élaboration et présentation de rapports
Aux termes de l’article 20 de la LAEPRMAO et de l’article 22.7 de l’annexe 2 de la LPSR, les organismes de réglementation sont tenus de rédiger et de présenter au BCE un rapport sur les pratiques d’inscription équitables chaque année ou à d’autres moments précisés par le ou la commissaire à l’équité. Dans le cadre de cette obligation, le BCE exige que le rapport contienne des renseignements sur :
- Le nombre actuel de membres de la profession ou de l’ordre ou de gens du métier à accréditation obligatoire
- Le nombre total de candidats
- Le nombre de candidats formés à l’étranger
- La répartition démographique des membres et des candidats (par exemple par genre et pays d’origine)
Le BCE pourra demander des renseignements supplémentaires aux organismes de réglementation au cas par cas, en fonction de leur catégorie de risque.
3. Réunions avec les organismes de réglementation
Le personnel du BCE organisera des réunions régulières avec les organismes de réglementation, dont la fréquence dépendra de leur catégorie de risque. Ces réunions constitueront une tribune d’échange de renseignements et, pour les organismes de réglementation appartenant aux catégories de risque faible et relativement faible, de communication de mises à jour, de renseignements et de pratiques d’inscription équitables novatrices. Pour les organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque modéré à élevé, les réunions serviront de forums de conformité afin d’aborder et de résoudre les problèmes d’accès équitable actuels et/ou persistants.
4. Plan d’action pour la mise en conformité
Le plan d’action pour la mise en conformité est un outil réservé aux organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque modéré à élevé. Le BCE et l’organisme de réglementation utiliseront cet outil pour suivre la manière dont ce dernier résout les problèmes de conformité qui nécessitent des mesures supplémentaires selon le BCE, ou progresse dans leur résolution. Même si le BCE travaillera main dans la main avec l’organisme de réglementation à l’élaboration d’un plan de mise en conformité mutuellement approuvé, il pourra aussi, à sa discrétion, rédiger ce document de façon unilatérale.
5. Lettre du ou de la commissaire à l’équité au ou à la PDG ou au registrateur ou à la registrateure, au conseil d’administration et/ou au ou à la ministre de tutelle
Si l’organisme de réglementation ne prend aucune mesure corrective ou ne fait état d’aucun progrès significatif dans l’atteinte des objectifs énoncés, le ou la commissaire à l’équité peut décider d’écrire aux hauts fonctionnaires de l’organisme et/ou au ou à la ministre de tutelle pour faire part de ses préoccupations. Cette approche sera généralement réservée aux organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque modéré à élevé.
6. Publication des problèmes de non-conformité et des possibilités d’amélioration (rapport annuel et autres publications)
Si les outils de conformité susmentionnés ne produisent pas de résultats efficaces et que les problèmes de conformité persistent, le BCE peut décider de publier ses préoccupations courantes concernant les pratiques d’inscription de l’organisme de réglementation, et ce, dans une variété de médias tels que le site Web, le rapport annuel et d’autres publications du BCE.
Le BCE n’utilisera cet outil de conformité qu’à l’encontre d’organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque élevé et les avisera au préalable de cette mesure.
7. Examen des pratiques d’inscription
En vertu de l’article 19 de la LAEPRMAO et de l’article 22.6 de l’annexe 2 de la LPSR, le BCE peut également exiger qu’un organisme de réglementation effectue un examen de ses pratiques d’inscription afin de veiller à ce qu’elles soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. Le BCE pourra imposer cet examen au cas par cas. Bien que ce rapport soit exigé pour étudier les problèmes liés à la nécessité ou à la pertinence des exigences en matière d’inscription, au caractère raisonnable du délai de prise des décisions et des droits, le BCE peut préciser des points supplémentaires à examiner.
8. Évaluation
L’alinéa 13 (3) a) de la LAEPRMAO et l’alinéa 22.5 (1) a) de l’annexe 2 de la LPSR indiquent que la fonction d’évaluer les pratiques d’inscription des organismes de réglementation en se fondant sur les obligations que la loi et les règlements leur imposent incombe au ou à la commissaire à l’équité. Le processus d’évaluation est un outil de conformité que le BCE peut utiliser à l’encontre des organismes de réglementation figurant dans la catégorie de risque élevé. Le BCE effectuera une évaluation des pratiques d’inscription d’un organisme de réglementation afin de déterminer son niveau de conformité. Elle consistera en un examen des renseignements pertinents en vue d’évaluer dans quelle mesure l’organisme remplit ses obligations légales et de tirer des conclusions éclairées quant aux mesures correctives qu’il devrait prendre.
9. Vérification
Le processus de vérification s’apparente à un examen indépendant mené par un tiers approuvé par le BCE. Il s’agira généralement d’un examen délimité et ciblé des insuffisances substantielles et persistantes décelées dans les processus d’inscription d’un organisme de réglementation. La vérification devrait donner lieu à un rapport renfermant des constatations et des recommandations. Au titre du paragraphe 21 (2) de la LAEPRMAO et du paragraphe 22.8 (2) de l’annexe 2 de la LPSR, le coût de la vérification est assumé par l’organisme de réglementation et le rapport final doit être déposé auprès du ou de la ministre du Travail, de la Formation et du Développement des compétences pour les professions réglementées et les métiers, et du ou de la ministre de la Santé pour les ordres des professions de la santé.
Compte tenu de la nature significative du pouvoir de vérification, le BCE n’y recourra que si la situation le justifie. Cet outil est une option disponible à l’encontre des organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque modéré à élevé.
10. Ordonnance de se conformer
Si le ou la commissaire à l’équité conclut qu’une profession réglementée a contrevenu aux obligations spécifiques (partie III) et/ou aux obligations en matière d’établissement de rapports (partie VI) énumérées dans la LAEPRMAO, une ordonnance de se conformer peut être rendue à l’encontre de l’organisme de réglementation. Les ordonnances peuvent renfermer toute mesure que le ou la commissaire à l’équité juge que l’organisme de réglementation devrait prendre ou s’abstenir de prendre en vue de se conformer à la législation.
La LAEPRMAO prévoit un processus spécifique pour rendre une ordonnance. Ce pouvoir n’est pas conféré au ou à la commissaire à l’équité aux termes de l’annexe 2 de la LPSR.