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Politique et cadre de conformité axés sur le risque

Introduction

Ce document présente les éléments spécifiques du Cadre de conformité axé sur le risque (ci-après le « Cadre ») du Bureau du commissaire à l’équité ainsi que la procédure par laquelle il sera mis en œuvre.

Les objectifs de ce Cadre consistent à :

Permettre aux organismes de réglementation de remplir efficacement leurs obligations légales et d’adopter des pratiques exemplaires connexes, afin d’obtenir de meilleurs résultats en matière d’inscription pour l’ensemble des candidats.
Favoriser la définition de facteurs de risques ciblés pour faciliter les efforts d’atténuation et de remédiation nécessaires.
Réduire les fardeaux inutiles pesant sur les organismes de réglementation et le personnel du Bureau du commissaire à l’équité (BCE), pour tenir compte du fait que tous les organismes du secteur public fonctionnent avec des ressources limitées.

Le contexte d’autoréglementation

En Ontario, les particuliers doivent obligatoirement obtenir un permis ou un certificat auprès d’une entité qui supervise l’exercice de la profession réglementée ou du métier à accréditation obligatoire afin d’exercer dans le domaine et/ou d’utiliser le titre en question. Cette entité peut être soit une profession réglementée, soit l’ordre d’une profession de la santé, soit l’Ordre des métiers de l’Ontario (ci-après collectivement qualifiés d’« organismes de réglementation »).

Les organismes de réglementation existent pour défendre l’intérêt public en ne délivrant un permis qu’aux seuls professionnels qualifiés et en les rendant responsables de respecter des normes d’exercice. Ces organismes diffèrent des associations professionnelles qui existent pour fournir des services à leurs membres et défendre les intérêts de ces membres et de leurs professions.

Afin qu’ils soient en mesure de remplir ce mandat de protection du public, diverses lois provinciales leur donnent autorité pour :

Fixer des normes à respecter par les particuliers qui se lancent dans la profession ou le métier à accréditation obligatoire.
Délivrer un permis à ces particuliers.
Surveiller l’adhésion des membres titulaires d’un permis aux normes d’exercice.

Ce procédé est qualifié d’autoréglementation.

Le cadre législatif applicable

En 2006, l’Assemblée législative de l’Ontario présente un projet de loi alors baptisée Loi de 2006 sur l’accès équitable aux professions réglementées (LAEPR). Cette loi vise à aider à faire en sorte que les pratiques d’inscription des professions réglementées soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. Elle crée en outre le BCE en lui conférant le pouvoir de surveiller les pratiques d’inscription de ces professions.

Ayant reçu la sanction royale en décembre 2006, la LAEPR modifie la Loi sur les professions de la santé réglementées (LPSR) en intégrant des dispositions semblables mais non identiques dans le Code des professions de la santé (annexe 2). En 2013, la LAEPR est modifiée pour confier au BCE la surveillance des métiers à accréditation obligatoire relevant de l’Ordre des métiers de l’Ontario. Elle s’intitule à présent Loi de 2006 sur l’accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO). L’annexe 2 de la LPSR et la LAEPRMAO forment conjointement la législation sur l’accès équitable.

Les organismes de réglementation assujettis à la législation sur l’accès équitable sont tenus de se conformer à un certain nombre d’obligations légales, notamment :

Satisfaire à l’obligation générale d’établir des pratiques d’inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables. [Article 6 de la LAEPRMAO et article 22.2 de l’annexe 2 de la LPSR.]
Satisfaire aux obligations spécifiques énoncées dans les lois concernant la fourniture de renseignements, la nécessité de prendre des décisions et de fournir des réponses et des motifs dans un délai raisonnable, l’établissement d’un processus de réexamen ou d’appel interne, les fondements de l’évaluation des compétences des candidats, la formation du personnel et le droit d’un candidat ou d’une candidate d’obtenir accès aux documents qui le ou la concernent. [Articles 7 à 12 de la LAEPRMAO et articles 22.3 et 22.4 de l’annexe 2 de la LPSR.]
Présenter des rapports au BCE. [Articles 19 à 25 de la LAEPRMAO et articles 22.6 à 22.11 de l’annexe 2 de la LPSR .]

Les principes de réglementation modernes du BCE

Au cours de la dernière décennie, le secteur public a œuvré à la modernisation de ses systèmes de réglementation. Cette tendance repose sur les recherches montrant que les outils de mise en application traditionnels ne sont pas toujours suffisamment efficaces, efficients ou souples pour produire des résultats conformes à l’intérêt public. C’est pourquoi il est important que les organismes de surveillance tels que le BCE puissent se fier à des approches réglementaires proactives, novatrices, et faisant appel à une variété d’outils de conformité et de sensibilisation.

Sur la base de son examen des approches en matière de conformité réglementaire en place au sein de diverses administrations et des vastes consultations menées auprès des parties prenantes, le BCE a adopté six principes de réglementation modernes pour éclairer son Cadre de conformité axé sur le risque et d’autres composantes de son mandat. Ces principes figurent ci-dessous :

1. Notre approche en matière de conformité réglementaire reposera sur la transparence, le professionnalisme et la collaboration.

Le Bureau du commissaire à l’équité appliquera les lignes de conduite suivantes :

S’attacher à parvenir à de meilleurs résultats en formulant des attentes en matière de conformité plus simples et plus directes.
Communiquer et collaborer avec les professions et les métiers lorsque de nouvelles approches ou des modifications des cadres réglementaires sont proposées.
Être responsable de ses décisions et ouvert à l’examen par le public.

2. Notre approche en matière de conformité sera fondée sur des données probantes et axée sur le risque.

Nous examinerons à la fois la performance antérieure de chacun des organismes de réglementation et son profil de risque futur afin de sélectionner les outils de conformité appropriés et d’ajuster notre degré d’implication à son égard.

Les facteurs de risques prospectifs seront ceux qui peuvent avoir une incidence significative sur l’amélioration des résultats obtenus par les candidats et ceux qui abordent des questions d’intérêt public définies en lien avec l’équité. La liste mise à jour des indicateurs de performance antérieure et des facteurs de risques prospectifs est disponible ici.

Pour une période donnée, les activités du BCE en matière de conformité peuvent être orientées vers les organismes de réglementation à l’échelon individuel, vers des questions plus thématiques/systémiques appliquées à des catégories d’organismes de réglementation, ou dans ces deux directions en parallèle.

Nous prendrons en compte les mandats distincts de chaque organisme de réglementation, et adapterons nos interventions au besoin, en fonction du profil de l’organisme, de sa situation actuelle et de son degré de conformité.

3. Nous appliquerons une approche proportionnelle pour améliorer et promouvoir la conformité.

Les ressources que nous emploierons pour surveiller les activités d’un organisme de réglementation seront proportionnelles à l’expérience antérieure et au niveau de risque associés aux activités de cet organisme.

Le BCE concentrera ses efforts sur les organismes de réglementation qui ont accompli moins de progrès que leurs pairs à l’égard de leurs exigences de conformité et/ou qui sont considérés comme présentant un profil de risque prospectif élevé. Inversement, les obligations de reddition de comptes et les exigences associées pourront être réduites pour les organismes de réglementation qui satisfont à leurs obligations en matière de conformité et/ou qui accomplissent des progrès considérables concernant l’adoption de pratiques d’inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables.

4. Nous communiquerons avec les organismes de réglementation, nous les sensibiliserons et nous leur fournirons des orientations afin de promouvoir et d’accroître la conformité.

Le BCE aura recours à un ensemble d’outils de conformité et travaillera en collaboration avec les organismes de réglementation pour améliorer leurs processus d’inscription et d’évaluation. Ces approches pourront inclure des activités de sensibilisation, des échanges entre pairs, la diffusion de documents et de trousses d’outils sur les pratiques exemplaires, la communication des exigences applicables aux rapports annuels, ainsi que des examens plus formels des pratiques de réglementation visant à accroître la conformité.

5. Nous procéderons à la surveillance et à l’évaluation de nos activités et de nos résultats, ainsi qu’à l’établissement de rapports à cet égard, afin d’adapter et d’améliorer nos activités en matière de conformité.

Dans la mesure du possible, les données et les éléments probants recueillis par le BCE serviront à établir les profils de risque des organismes de réglementation et à déterminer les activités associées de mise en conformité. Le BCE fera également en sorte d’avoir recours à des technologies et à des méthodes modernes pour simplifier ses fonctions de collecte de données, d’établissement de rapports et de diffusion de renseignements.

6. Nous échangerons les renseignements et collaborerons afin de réduire le fardeau de la réglementation et de promouvoir une plus grande cohérence.

Le BCE travaillera de façon constructive avec d’autres organismes de surveillance réglementaire afin de réduire le fardeau de la réglementation pesant sur chacun des organismes de réglementation. Le BCE reconnaît notamment qu’il partage avec le ministère de la Santé de l’Ontario la responsabilité de travailler avec les ordres des professions de la santé pour établir des pratiques d’inscription équitables.

Cliquez ici pour télécharger le napperon présentant les principes de réglementation modernes du BCE.

Le Cadre de conformité axé sur le risque du BCE

Le cadre de conformité du BCE et l’allocation des ressources connexes seront orientés par son Cadre de conformité axé sur le risque. Le Cadre se fiera à la performance antérieure de l’organisme de réglementation d’une part, et à des facteurs de risques prospectifs susceptibles d’affecter sa capacité d’obtenir de meilleurs résultats en matière d’inscription pour les candidats d’autre part. Ces deux composantes sont développées ci-dessous.

Indicateurs de performance antérieure

Le BCE tiendra compte des cinq indicateurs de performance antérieure suivants :

1. La nature et la portée des recommandations importantes en matière de conformité formulées par le BCE à l’intention de l’organisme lors du dernier cycle de mise en conformité.

2. La mesure dans laquelle l’organisme de réglementation a appliqué ces recommandations et évité de créer de nouveaux problèmes.

3. La motivation manifestée par un organisme de réglementation pour travailler en collaboration avec le BCE en vue de la réalisation des objectifs de conformité établis.

4. Le contenu des décisions rendues par des cours ou des tribunaux qui concernent les pratiques d’inscription de l’organisme de réglementation.

5. La mesure dans laquelle les processus d’inscription de l’organisme de réglementation correspondent aux principes de transparence, d’objectivité, d’impartialité et d’équité, comme le démontrent, par exemple, le nombre de « pratiques louables » reconnues par le BCE et/ou les pratiques exemplaires et les innovations que l’organisme de réglementation a instaurées au fil du temps.

Une fois que le BCE aura analysé la performance de l’organisme de réglementation en fonction de ces facteurs, il le placera dans une des trois catégories de conformité décrites dans le tableau 1 ci-dessous :

Tableau 1 :

Catégories de conformité

Pleine conformité avec les objectifs de la législation

Conformité substantielle avec les objectifs de la législation

Conformité insuffisante avec les objectifs de la législation

Le BCE n'a pas formulé de recommandations en matière de conformité à l'intention de l'organisme de réglementation lors du dernier cycle d'évaluation.

Les recommandations du BCE en matière de conformité n'affectent pas directement le rôle décisionnel essentiel que joue l'organisme de réglementation en accordant ou en refusant le permis.

Les recommandations du BCE en matière de conformité portent sur des problèmes qui affectent directement la décision de l'organisme de réglementation d'accorder ou de refuser le permis aux candidats. Des données probantes peuvent en outre faire état d'actes ou d'omissions contrevenant à la législation.

L'organisme de réglementation a constamment mis en œuvre les conseils et les recommandations du BCE dans un délai raisonnable et un esprit collaboratif.

Identique à la première colonne.

Un certain nombre de recommandations importantes formulées par le BCE doivent encore être mises en œuvre et/ou le délai proposé par l'organisme de réglementation à cette fin n'est pas raisonnable.

L'organisme de réglementation a pris des mesures substantielles pour améliorer l'équité et l'efficience de ses processus d'inscription grâce à des mécanismes tels que l'investissement dans les technologies de l'information (TI), les partenariats avec d'autres organismes, l'amélioration de ses délais de traitement et la collaboration constructive avec les candidats pour les aider à atteindre leur objectif d'inscription.

Identique à la première colonne, mais dans une moindre mesure.

L'investissement de l'organisme de réglementation dans les TI, ses partenariats et ses processus à l'égard des clients sont en retard par rapport à ceux d'autres organismes.

Adoptant une démarche proactive, l'organisme de réglementation a constamment décelé les obstacles à l'accès, instaurant par exemple des pratiques louables approuvées par le BCE, des pratiques exemplaires et des innovations pour les atténuer.

Identique à la première colonne, mais dans une moindre mesure.

L'organisme de réglementation a échoué à déceler les obstacles à l'accès et à y réagir de manière proactive et dans un délai raisonnable, en dépit des recommandations formulées par le BCE à cet égard.

Facteurs de risques prospectifs

Le BCE a également défini cinq facteurs de risques prospectifs pour aider à déterminer le profil de risque de l’organisme de réglementation. Ces facteurs délimitent les risques existants et potentiels pour l’accès équitable à l’inscription des Canadiens et des Canadiennes et des particuliers formés à l’étranger.

1. La capacité organisationnelle

1.1 Description du facteur de risques

Un organisme de réglementation nouvellement créé, de taille relativement modeste et/ou insuffisamment doté en personnel pourrait faire face à des difficultés accrues pour satisfaire à ses obligations en matière de conformité ou à ses objectifs en matière d'inscription.

1.2 Facteurs à prendre en considération pour déterminer la probabilité que le risque se matérialise

Étendue de la connaissance et de l'expérience globales de l'organisme de réglementation quant aux exigences de la législation sur l'accès équitable et à la manière de répondre à ces exigences.
Mesure dans laquelle l'organisme de réglementation a adopté une approche axée sur le risque pour élaborer son propre cadre décisionnel.
tendue du recours à des systèmes de TI et à des processus opérationnels connexes affinés et souples.

1.3 Facteurs à prendre en considération pour déterminer quel serait l'impact du risque

Plus la taille du groupe annuel d'inscrits de l'organisme de réglementation est importante, plus l'impact global sera considérable.

2. La maîtrise globale dont un organisme de réglementation fait preuve à l'égard de ses processus d'évaluation et d'inscription.

2.1 Description du facteur de risques

L'organisme de réglementation n'a pas mis en place des processus solides pour surveiller et évaluer le travail de ses fournisseurs de services tiers.
L'organisme de réglementation n'est pas en mesure de démontrer qu'il rend ces fournisseurs de services responsables de veiller à ce que l'activité d'évaluation et d'inscription déléguée soit menée avec transparence, objectivité, impartialité et équité.
Des changements importants sont régulièrement apportés au mandat de l'organisme de réglementation, imposés notamment par la législation et/ou par des facteurs externes.

2.2 Facteurs à prendre en considération pour déterminer la probabilité que le risque se matérialise

Le nombre et la nature des accords existants avec des tiers.
La mesure dans laquelle il existe un cadre redditionnel clair, formalisé et mutuellement approuvé entre l'organisme de réglementation et ses fournisseurs de services.
La mesure dans laquelle l'organisme de réglementation parvient à surveiller le travail des fournisseurs de services tiers sur lesquels il compte pour assurer la prestation des services concernés.
Le respect ou non du droit d'un candidat ou d'une candidate de faire appel dans le cadre des processus décisionnels du tiers.
Le dynamisme de l'industrie ou du secteur de l'organisme de réglementation et la mesure dans laquelle ce dernier est assujetti à de potentiels changements importants de ses systèmes d'évaluation et d'inscription.

2.3 Facteurs à prendre en considération pour déterminer quel serait l'impact du risque

Plus la taille du groupe annuel d'inscrits de l'organisme de réglementation est importante, plus l'impact global sera considérable.
L'importance de l'activité d'inscription déléguée ou externalisée dans le processus de délivrance de permis.
La mesure dans laquelle les activités d'inscription déléguées sont menées dans un délai raisonnable et sont conformes aux normes de performance énoncées par l'organisme de réglementation.

3. La réaction à des situations d'urgence, telles que la pandémie de COVID-19

3.1 Description du facteur de risques

Les processus d'évaluation et d'inscription de l'organisme de réglementation ont été sensiblement affectés par des situations d'urgence, telles que la pandémie de COVID-19, et/ou l'organisme ne concentre pas son attention sur la restructuration de ses processus pour les rendre plus résistants aux perturbations.

3.2 Facteurs à prendre en considération pour déterminer la probabilité que le risque se matérialise

La mesure dans laquelle les aspects essentiels des processus d'évaluation et d'inscription de l'organisme de réglementation ont été perturbés par la pandémie de COVID-19 jusqu'à présent.
La mesure dans laquelle le cadre, les systèmes, les processus et l'infrastructure réglementaires de l'organisme de réglementation permettent de réagir avec souplesse aux perturbations entraînées par les situations d'urgence telles que la pandémie, notamment en procédant à l'inscription provisoire des candidats.
Les plans de l'organisme de réglementation pour élaborer un processus d'inscription qui sera plus résistant aux perturbations à l'avenir.

3.3 Facteurs à prendre en considération pour déterminer quel serait l'impact du risque

La nature des retards prévus en matière d'inscription, le cas échéant.
La mesure dans laquelle l'organisme de réglementation assure la prestation de services essentiels à l'intervention de la province face à la pandémie et à la reprise économique provinciale.
La permission accordée ou non par l'organisme de réglementation aux candidats de commencer à exercer leur profession, sous réserve de remplir toutes les exigences non satisfaites en matière d'inscription.
Plus la taille du groupe annuel d'inscrits de l'organisme de réglementation est importante, plus l'impact global sera considérable.

4. Le recours excessif aux exigences liées à l'expérience canadienne

4.1 Description du facteur de risques
L'organisme de réglementation demande, dans le cadre de ses exigences en matière de délivrance de permis ou d'inscription, une expérience de travail canadienne qui entraîne l'exclusion inappropriée des particuliers formés à l'étranger ne jouissant pas d'une telle expérience et ayant du mal à l'obtenir.

4.2 Facteurs à prendre en considération pour déterminer la probabilité que le risque se matérialise

La présence ou non d'exigences en matière d'expérience de travail canadienne dans la loi régissant l'organisme de réglementation et la capacité ou non de ce dernier de les suspendre.
La mesure dans laquelle l'organisme de réglementation est à même de montrer que les exigences liées à l'expérience de travail canadienne sont nécessaires et pertinentes à des fins de santé et de sécurité publiques, et la mesure dans laquelle il a cherché et adopté des solutions de substitution acceptables.
La mesure dans laquelle cette approche a compromis la capacité des candidats formés à l'étranger d'exercer leur profession ou leur métier en Ontario.

4.3 Facteurs à prendre en considération pour déterminer quel serait l'impact du risque

Le caractère essentiel ou non des services fournis par les membres de la profession ou les gens du métier à accréditation obligatoire.
La mesure dans laquelle le nombre de candidats formés à l'étranger qui présentent une demande pour exercer la profession ou le métier à accréditation obligatoire augmente ou diminue, et contribue à l'atteinte d'objectifs généraux liés à l'immigration et au marché du travail, ou la compromet.
Plus la taille du groupe annuel d'inscrits de l'organisme de réglementation est importante, plus l'impact global sera considérable.

5. Des questions d'intérêt public

5.1 Description du facteur de risques

Le BCE tiendra initialement compte de deux types particuliers de questions d'intérêt public :

Les questions liées au marché du travail
Les processus d'inscription de l'organisme de réglementation ne contribuent pas suffisamment à pallier les pénuries critiques de main-d'œuvre dans la province.

Les questions liées à l'inclusion et à la lutte contre le racisme
L'organisme ne fait montre ni d'une prise de conscience suffisante des préjugés inconscients, ni d'un engagement satisfaisant à appliquer des principes en faveur de l'inclusion et de la lutte contre le racisme à ses processus d'évaluation et d'inscription.

5.2 Facteurs à prendre en considération pour déterminer la probabilité que le risque se matérialise

Les données probantes indiquant des pénuries de main-d'œuvre associées à des processus d'inscription inefficaces, lents et/ou indûment restrictifs.
La mesure dans laquelle l'organisme de réglementation conçoit ses processus et prend ses décisions en matière d'inscription dans une optique inclusive et antiraciste, comme le démontre, par exemple, son approche quant au traitement des professionnels racisés et formés à l'étranger.
La mesure dans laquelle les principes en faveur de l'inclusion et de la lutte contre le racisme sont intégrés dans la culture organisationnelle, comme le démontrent, par exemple, la structure de responsabilité et l'attachement à la formation de l'organisme de réglementation.

5.3 Facteurs à prendre en considération pour déterminer quel serait l'impact du risque

La présence excédentaire ou déficitaire de la profession ou du métier au sein du marché du travail.
Le caractère essentiel ou non des services fournis par la catégorie de professionnels ou de gens de métier spécialisés.
La performance antérieure pour ce qui est d'inscrire avec succès les candidats racisés et formés à l'étranger.
Plus la taille du groupe annuel d'inscrits de l'organisme de réglementation est importante, plus l'impact global sera considérable.

En vertu de la composante prospective de la méthode, les cinq facteurs de risques seront évalués selon une matrice d'évaluation de risques plus traditionnelle (c'est-à-dire en analysant l'impact potentiel du risque et la probabilité qu'il se matérialise). Ces facteurs seront ensuite analysés pour parvenir au profil de risque global de l'organisme de réglementation.

Le mode de détermination de la catégorie de risque d’un organisme de réglementation

Pour déterminer la catégorie de risque cumulé d’un organisme de réglementation, le BCE agrégera son profil de risque et sa performance antérieure, ce qui permettra de le placer dans une des trois catégories de risque :

1.Faible
2.Relativement faible
3.Modéré à élevé

Cette catégorie de risque déterminera alors le degré d’attention que le BCE accordera à l’organisme de réglementation ainsi que les activités associées de mise en conformité.

Le BCE réservera généralement ses processus de mise en conformité plus focalisés aux organismes de réglementation qu’il place dans la catégorie de risque modéré à élevé.

Les outils et le continuum de conformité du BCE

Le BCE dispose d’un ensemble d’outils permettant de s’assurer que les organismes de réglementation remplissent leurs obligations légales et instaurent des pratiques d’inscription équitables et novatrices. Même si la sélection des outils de conformité sera fondée sur des données probantes, le BCE fera preuve de discernement pour distinguer les facteurs qui échappent au contrôle des organismes de réglementation.

La portée de ces outils et le degré d’intervention reposeront sur un continuum de conformité. Les outils de conformité et les cas dans lesquels ils pourront être utilisés sont décrits à l’annexe 1.

Le continuum de conformité est présenté dans les deux pyramides ci-dessous. Les mesures figurant au sommet de la pyramide inversée s’appuient sur celles indiquées en bas et les renforcent. L’approche a recours à l’intensification progressive pour favoriser la conformité à la législation.

À l’heure actuelle, le BCE prévoit que la grande majorité des organismes de réglementation se trouveront dans la catégorie de risque faible.

Diagramme 1 : Catégories du continuum axé sur le risque et outils de conformité du BCE connexes

Catégories de risques

Outils de conformité du BCE connexes

La stratégie de transition

Le BCE mettra en œuvre son Cadre de conformité axé sur le risque à titre provisoire aux environs du 1er avril 2021. Durant la première année d’activité, l’évaluation de la catégorie de risque d’un organisme de réglementation sera essentiellement fondée sur sa performance antérieure. L’organisme sera alors placé dans une catégorie de risque provisoire. Le BCE informera l’organisme de la catégorie de risque dans laquelle il aura été placé.

De plus, au début de la période de transition, l’évaluation reposera davantage sur une analyse qualitative, et ce, jusqu’à ce que des mesures quantitatives plus précises soient conçues et validées.

Pendant la période de transition, le BCE travaillera main dans la main avec les organismes de réglementation en vue de mettre en œuvre les recommandations non suivies en matière de conformité formulées par le BCE lors de son cycle d’évaluation précédent, et de recueillir des renseignements auprès des organismes pour savoir dans quelle mesure ils sont concernés par les facteurs de risques.

Vers la fin de la période de transition, l’analyste de la conformité du BCE assigné à l’organisme de réglementation réévaluera la catégorie de risque en discutant avec l’organisme, pour tenir compte de la mesure dans laquelle il a réalisé des progrès à l’égard de la mise en œuvre des recommandations non suivies en matière de conformité.

La migration complète vers le nouveau système commencera le 1er avril 2022.

Le BCE pourra, à sa discrétion, prolonger la période de transition d’un maximum de six mois s’il constate que les répercussions de la pandémie de COVID-19 ont considérablement nui à la capacité de l’organisme de réglementation d’aligner ses processus d’atténuation du risque et de migrer vers le nouveau cadre de conformité.

Annexe 1 : Les outils de conformité du BCE

Cette section décrit brièvement chacun des outils de conformité du BCE et les cas dans lesquels il peut être utilisé.

1. Conseil et promotion des pratiques d’inscription équitables exemplaires

Cet outil englobe une diversité de mesures conçues pour favoriser la conformité grâce à la sensibilisation, au conseil, à l’orientation et à la promotion de pratiques d’inscription équitables exemplaires. Il s’agit d’un outil adapté à l’ensemble des organismes de réglementation, puisque l’axe choisi par le BCE dépendra des lacunes observées dans les processus de l’organisme.

2. Élaboration et présentation de rapports

Aux termes de l’article 20 de la LAEPRMAO et de l’article 22.7 de l’annexe 2 de la LPSR, les organismes de réglementation sont tenus de rédiger et de présenter au BCE un rapport sur les pratiques d’inscription équitables chaque année ou à d’autres moments précisés par le ou la commissaire à l’équité. Dans le cadre de cette obligation, le BCE exige que le rapport contienne des renseignements sur :

Le nombre actuel de membres de la profession ou de l’ordre ou de gens du métier à accréditation obligatoire
Le nombre total de candidats
Le nombre de candidats formés à l’étranger
La répartition démographique des membres et des candidats (par exemple par genre et pays d’origine)

Le BCE pourra demander des renseignements supplémentaires aux organismes de réglementation au cas par cas, en fonction de leur catégorie de risque.

3. Réunions avec les organismes de réglementation

Le personnel du BCE organisera des réunions régulières avec les organismes de réglementation, dont la fréquence dépendra de leur catégorie de risque. Ces réunions constitueront une tribune d’échange de renseignements et, pour les organismes de réglementation appartenant aux catégories de risque faible et relativement faible, de communication de mises à jour, de renseignements et de pratiques d’inscription équitables novatrices. Pour les organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque modéré à élevé, les réunions serviront de forums de conformité afin d’aborder et de résoudre les problèmes d’accès équitable actuels et/ou persistants.

4. Plan d’action pour la mise en conformité

Le plan d’action pour la mise en conformité est un outil réservé aux organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque modéré à élevé. Le BCE et l’organisme de réglementation utiliseront cet outil pour suivre la manière dont ce dernier résout les problèmes de conformité qui nécessitent des mesures supplémentaires selon le BCE, ou progresse dans leur résolution. Même si le BCE travaillera main dans la main avec l’organisme de réglementation à l’élaboration d’un plan de mise en conformité mutuellement approuvé, il pourra aussi, à sa discrétion, rédiger ce document de façon unilatérale.

5. Lettre du ou de la commissaire à l’équité au ou à la PDG ou au registrateur ou à la registrateure, au conseil d’administration et/ou au ou à la ministre de tutelle

Si l’organisme de réglementation ne prend aucune mesure corrective ou ne fait état d’aucun progrès significatif dans l’atteinte des objectifs énoncés, le ou la commissaire à l’équité peut décider d’écrire aux hauts fonctionnaires de l’organisme et/ou au ou à la ministre de tutelle pour faire part de ses préoccupations. Cette approche sera généralement réservée aux organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque modéré à élevé.

6. Publication des problèmes de non-conformité et des possibilités d’amélioration (rapport annuel et autres publications)

Si les outils de conformité susmentionnés ne produisent pas de résultats efficaces et que les problèmes de conformité persistent, le BCE peut décider de publier ses préoccupations courantes concernant les pratiques d’inscription de l’organisme de réglementation, et ce, dans une variété de médias tels que le site Web, le rapport annuel et d’autres publications du BCE.

Le BCE n’utilisera cet outil de conformité qu’à l’encontre d’organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque élevé et les avisera au préalable de cette mesure.

7. Examen des pratiques d’inscription

En vertu de l’article 19 de la LAEPRMAO et de l’article 22.6 de l’annexe 2 de la LPSR, le BCE peut également exiger qu’un organisme de réglementation effectue un examen de ses pratiques d’inscription afin de veiller à ce qu’elles soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. Le BCE pourra imposer cet examen au cas par cas. Bien que ce rapport soit exigé pour étudier les problèmes liés à la nécessité ou à la pertinence des exigences en matière d’inscription, au caractère raisonnable du délai de prise des décisions et des droits, le BCE peut préciser des points supplémentaires à examiner.

8. Évaluation

L’alinéa 13 (3) a) de la LAEPRMAO et l’alinéa 22.5 (1) a) de l’annexe 2 de la LPSR indiquent que la fonction d’évaluer les pratiques d’inscription des organismes de réglementation en se fondant sur les obligations que la loi et les règlements leur imposent incombe au ou à la commissaire à l’équité. Le processus d’évaluation est un outil de conformité que le BCE peut utiliser à l’encontre des organismes de réglementation figurant dans la catégorie de risque élevé. Le BCE effectuera une évaluation des pratiques d’inscription d’un organisme de réglementation afin de déterminer son niveau de conformité. Elle consistera en un examen des renseignements pertinents en vue d’évaluer dans quelle mesure l’organisme remplit ses obligations légales et de tirer des conclusions éclairées quant aux mesures correctives qu’il devrait prendre.

9. Vérification

Le processus de vérification s’apparente à un examen indépendant mené par un tiers approuvé par le BCE. Il s’agira généralement d’un examen délimité et ciblé des insuffisances substantielles et persistantes décelées dans les processus d’inscription d’un organisme de réglementation. La vérification devrait donner lieu à un rapport renfermant des constatations et des recommandations. Au titre du paragraphe 21 (2) de la LAEPRMAO et du paragraphe 22.8 (2) de l’annexe 2 de la LPSR, le coût de la vérification est assumé par l’organisme de réglementation et le rapport final doit être déposé auprès du ou de la ministre du Travail, de la Formation et du Développement des compétences pour les professions réglementées et les métiers, et du ou de la ministre de la Santé pour les ordres des professions de la santé.

Compte tenu de la nature significative du pouvoir de vérification, le BCE n’y recourra que si la situation le justifie. Cet outil est une option disponible à l’encontre des organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque modéré à élevé.

10. Ordonnance de se conformer

Si le ou la commissaire à l’équité conclut qu’une profession réglementée a contrevenu aux obligations spécifiques (partie III) et/ou aux obligations en matière d’établissement de rapports (partie VI) énumérées dans la LAEPRMAO, une ordonnance de se conformer peut être rendue à l’encontre de l’organisme de réglementation. Les ordonnances peuvent renfermer toute mesure que le ou la commissaire à l’équité juge que l’organisme de réglementation devrait prendre ou s’abstenir de prendre en vue de se conformer à la législation.

La LAEPRMAO prévoit un processus spécifique pour rendre une ordonnance. Ce pouvoir n’est pas conféré au ou à la commissaire à l’équité aux termes de l’annexe 2 de la LPSR.

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